L’Agenda Legale de Il Momento Legislativo
per gestire la fatturazione elettronica

 

L’Agenda Legale Elettronica si arricchisce di nuove funzionalità per la redazione ed invio delle fatture elettroniche, previste come obbligatorie nei rapporti tra professionisti e clienti a partire dal 1° gennaio 2019.

L’Agenzia delle Entrate al fine di semplificare gli adempimenti a carico dei contribuenti mette a disposizione un servizio di conservazione delle fatture emesse e ricevute mediante il quale, previa accettazione di un contratto gratuito di servizio, sarà possibile rispettare la normativa sulla conservazione dei documenti fiscali, senza necessità di rivolgersi ad intermediari.

Le nuove funzionalità integrate gratuitamente nel pacchetto Agenda Legale Elettronica consentono, oltre la già prevista gestione del tariffario e della parcellazione, la produzione delle fatture in formato xml, la loro predisposizione ed invio al Sistema di Interscambio (SdI) mediante utilizzo della posta elettronica certificata, così previsto dalla normativa.

1. La Fattura elettronica

Dal 1° gennaio 2019 tutte le fatture, a seguito di cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti o stabiliti in Italia, devono essere emesse solo in formato elettronico.

Le regole per predisporre, trasmettere, ricevere e conservare le fatture elettroniche sono differenti a seconda che si tratti di cessioni tra soggetti privati, definite nel provvedimento n. 89757 del 30 aprile 2018, oppure emesse verso le Pubbliche Amministrazioni, stabilite dal Decreto Ministeriale n. 55 del 2013.
Esonerati dall’obbligo di emissione della fattura elettronica sono gli operatori (imprese e lavoratori autonomi) che rientrano nel cosiddetto “regime di vantaggio” (di cui all’art. 27, commi 1 e 2, del D.L. n. 98/2011, convertito dalla legge n. 111/2011) e quelli che rientrano nel cosiddetto “regime forfetario” (di cui all’art. 1, commi da 54 a 89, della legge n. 190/2014). Tali soggetti possono comunque emettere fatture elettroniche seguendo le normative sopra citate.

È importante precisare che se la fattura viene predisposta ed inviata al cliente in forma diversa da quella XML ovvero con modalità diverse dal Sistema di Interscambio, si considera non emessa, con conseguenti sanzioni a carico del fornitore e con la impossibilità di detrazione dell’Iva a carico del cliente.

L’Agenda Legale Elettronica è stata opportunamente aggiornata per una completa gestione della fattura elettronica effettuata mediante invio tramite posta elettronica certificata e conservazione dei documenti affidata al servizio gratuito messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate.

2. Come si invia una fattura elettronica al cliente

Le fatture elettroniche vanno sempre inviate ai propri clienti attraverso il SdI (Sistema di Interscambio), altrimenti sono considerate non emesse.
Sono previste diverse modalità per l’invio dei file xml al SdI e l’Agenda Legale Elettronica si avvale del servizio di posta elettronica certificata. A tal proposito, per evitare di ricevere ad uno stesso indirizzo sia i messaggi relativi all’attività forense che quelli provenienti dal SdI, si consiglia di utilizzare per la gestione della fatturazione elettronica, un indirizzo p.e.c. dedicato ovvero differente da quello comunicato al ReGIndE e di registrarlo all’Agenzia delle Entrate, sezione Fatture e Corrispettivi della propria area riservata. Sottolineiamo l’importanza di tale operazione che consente di legare il proprio identificativo fiscale (P.IVA) con l’indirizzo p.e.c. comunicato; così facendo il SdI recapiterà automaticamente tutti i documenti fiscali, a prescindere da quanto specificato nel flusso elettronico ricevuto.

Per il primo invio tramite p.e.c. di una fattura elettronica al SdI , utilizzare l’indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it, nel messaggio di risposta il Sistema comunicherà il nuovo indirizzo p.e.c. sul quale effettuare qualsiasi invio successivo di fatture e/o comunicazioni.

Qualora l’utente si avvalga di un intermediario per l’invio e la successiva conservazione dei file XML, l’Agenda Legale Elettronica consente di compilare le fatture elettroniche predisponendo i relativi file XML ed effettuare l’invio al soggetto terzo al quale è stata data la delega per l’inoltro e la conservazione.
L’invio dei file XML fatto esternamente al programma non permette però il monitoraggio automatico dei vari messaggi di risposta del SdI relativi al controllo ed inoltro al destinatario del documento elettronico.
Poiché il SdI opera come un “postino”, è necessario che nella fattura tra i dati del cliente sia presente il suo indirizzo telematico (“Codice Destinatario” o indirizzo PEC); in caso contrario, il SdI non potrà effettuare il recapito del documento al destinatario ma si limiterà ad inoltrarlo al suo “cassetto fiscale”. Come detto in precedenza, la registrazione dell’indirizzo p.e.c. fatta dal destinatario nella propria sezione riservata per la fatturazione elettronica nel sito dell’Agenzia delle Entrate, permetterà il corretto inoltro del documento anche in assenza di informazioni di recapito nel file XML.
Nel caso in cui il cliente non comunichi alcun indirizzo telematico oppure sia un consumatore finale o un operatore in regime di vantaggio o forfettario ovvero un piccolo agricoltore, oltre a trasmettere la fattura elettronica al SdI, sarà necessario inviarne copia cartacea al destinatario. Con la comunicazione si dovrà anche dare avviso al destinatario che l’originale informatico della fattura è consultabile e scaricabile dalla propria area riservata del sito internet dell’Agenzia delle Entrate.
La firma digitale del file è obbligatoria solo se il destinatario è una Pubblica Amministrazione.

3. Attività del SdI a seguito della ricezione di una fattura

Il SdI sottopone i file ricevuti a diversi controlli che, se superati con successo, consentono l’inoltro all’indirizzo telematico presente nella fattura. I tempi in cui il SdI effettua le operazioni di controllo e consegna della fattura possono variare da pochi minuti ad un massimo di 5 giorni, a seconda del carico di lavoro.
Il SdI invia al trasmittente, che ricordiamo può essere il cedente o un suo delegato, una serie di messaggi a relativi a:
fattura elettronica non corretta – ricevuta di scarto: se uno o più dei controlli non va a buon fine, il SdI “scarta” la fattura elettronica e invia al soggetto che ha trasmesso il file una ricevuta di scarto all’interno della quale viene indicato il codice di errore e una sintetica descrizione del motivo dello scarto. La ricevuta di scarto viene trasmessa dal SdI alla medesima p.e.c. da cui ha ricevuto la fattura elettronica. La fattura scartata dal SdI deve essere corretta e ritrasmessa mantenendo data e numerazione del primo invio.
fattura elettronica corretta – ricevuta di consegna: se i controlli vanno a buon fine, il SdI recapita la fattura all’indirizzo telematico contenuto del documento, indirizzo p.e.c. o Codice destinatario, e, nel contempo, invia al soggetto trasmittente la ricevuta di consegna contenente data e ora di consegna.
Ricordiamo che se il destinatario ha registrato il proprio indirizzo p.e.c. per la ricezione delle fatture elettroniche, il SdI recapiterà a questo indirizzo e non a quello inserito nel file XML.
Nella ricevuta è riportato il numero univoco attribuito dal SdI al file ricevuto. Un duplicato informatico della fattura, che ha lo stesso valore giuridico del file originale, viene messo a disposizione sia del cedente che del cessionario nelle rispettive aree riservate contenute nel sito dell’Agenzia delle Entrate – Fatture e Corrispettivi.
fattura elettronica corretta – ricevuta di impossibilità di consegna: nel caso in cui il SdI non riesca a recapitare la fattura agli indirizzi presenti nel documento ed il destinatario non abbia registrato alcun recapito per la consegna dei documenti elettronici, il SdI tramite il numero di partita Iva ovvero il Codice Fiscale del cliente contenuto nel flusso XML, mette a disposizione del destinatario il duplicato della fattura nell’area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate – Fatture e Corrispettivi. In tale situazione, il SdI invia al trasmittente una ricevuta di impossibilità di consegna all’interno della quale è indicata la data di messa a disposizione del file al cliente.

La fattura si considera emessa per il cedente ma non ancora definitivamente ricevuta (ai fini fiscali) dal cessionario. È necessario dare avviso al cliente tramite email, telefono o altro che la fattura elettronica è a disposizione nella sua area riservata sul sito dell’Agenzia delle Entrate – Fatture e Corrispettivi. La data di decorrenza della detraibilità dell’Iva per il cliente, scatterà dal momento di visualizzazione e/o scarico del documento dal predetto sito.
Ai fini della esigibilità e detraibilità dell’Iva, si precisa che:
per il cedente: ogni qualvolta il SdI invia una ricevuta di consegna o una ricevuta di impossibilità di consegna, la fattura si considera emessa e la data di esigibilità coincide con la data riportata nella fattura. In caso di ricevuta di scarto, la fattura si considera non emessa ed occorre correggere l’errore e ritrasmetterla al SdI:
per il cessionario: la data a partire dalla quale può essere detratta l’Iva coincide con quella di consegna. Nel caso in cui la fattura superasse i controlli ma il SdI non riuscisse a consegnarla per problemi del canale telematico, la data dalla quale può essere detratta l’Iva coincide con quella di “presa visione” da parte del cliente della fattura (visualizzazione o scarico), nella sua area riservata presente nel sito dell’Agenzia delle Entrate – Fatture e Corrispettivi.

4. Come il SdI recapita la fattura

Una volta ricevuta la fattura dal fornitore (o dal suo intermediario) e in caso di esito positivo dei controlli previsti, il SdI consegna la fattura elettronica all’indirizzo telematico presente nella fattura stessa. Pertanto, la fattura elettronica verrà recapitata alla casella di posta elettronica certificata o al Codice Destinatario comunicato dal cessionario ed inserito dal cedente nel flusso XML.
Il cliente può decidere di ricevere la fattura ad un indirizzo p.e.c. direttamente a lui intestato oppure può farla recapitare per suo conto, ad un soggetto terzo, solitamente un intermediario o un provider che offre servizi specifici di trasmissione e ricezione delle fatture elettroniche.

L’Agenda Legale Elettronica consente l’invio e la ricezione di fatture elettroniche utilizzando un indirizzo di posta elettronica certificata intestata all’utente.

Per essere quindi sicuri di inviare correttamente una fattura, è indispensabile che il cliente fornisca, in modo chiaro e tempestivo, non solo la propria partita Iva e i propri dati anagrafici, come accadeva con le fatture tradizionali, ma anche l’indirizzo telematico (Poste Elettronica Certificata o Codice Destinatario di 7 cifre) che sarà inserito nel flusso XML affinché il SdI sia in grado di consegnare il documento elettronico.
Per poter inviare e ricevere fatture elettroniche con l’Agenda Legale Elettronica, si consiglia di registrare preventivamente presso il SdI un indirizzo di posta elettronica certificata. Nel caso in cui si affidi la trasmissione/ricezione dei documenti a soggetti terzi, inserire il Codice Destinatario comunicato dal fornitore del servizio. Tali registrazioni possono essere effettuate dal soggetto Iva (o da un suo intermediario appositamente delegato) solo nell’area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi” utilizzando i due appositi servizi online denominati “Registrazione della modalità di ricezione delle fatture elettroniche” e “Generazione QRCode”.
Precisiamo che il QRCode è costituito da un codice a barre bidimensionale visualizzabile su qualsiasi schermo o stampabile contenente tutti i dati fiscali del contribuente utilizzabile per facilitare l’acquisizione automatica da parte del fornitore dotato di apposito lettore tramite la semplice scansione.
Utilizzando il servizio di registrazione si abbina al proprio numero di partita Iva un indirizzo telematico (p.e.c. o Codice Destinatario di 7 cifre identificativo di un canale di trasmissione dati già autorizzato) dove ricevere sempre tutte le fatture elettroniche, indipendentemente dall’indirizzo telematico che il fornitore avrà inserito nella fattura. Pertanto, se si è utilizzato questo servizio, il SdI ignorerà l’indirizzo riportato in fattura e consegnerà la stessa all’indirizzo abbinato alla partita Iva.
A titolo informativo segnaliamo che sempre nella propria area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate – Fatture e Corrispettivi, è possibile generare e stampare su carta o registrare come immagine, un QRCode contenente i dati fiscali. Tale codice potrà essere esibito ad ogni fornitore per comunicare in modo rapido i propri riferimenti fiscali.

5. Conservazione delle fatture elettroniche

La conservazione della fattura elettronica, prevista dall’art. 39 del D.P.R. n. 633/1972, è obbligatoria sia per il cedente che per il cessionario e deve essere rispondente alle Regole tecniche introdotte dal CAD, Codice dell’Amministrazione Digitale. Scopo delle disposizioni è di garantire la perfetta conservazione del documento informatico e di consentire, in qualsiasi momento, la lettura e l’acquisizione di una copia informatica dell’originale depositato.
L’Agenda Legale Elettronica si avvale del servizio gratuito messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate per la conservazione a norma di tutte le fatture attive e passive trasmesse attraverso il SdI.

Attivazione del servizio
La conservazione delle fatture elettronica è un servizio gratuito per tutti i contribuenti ma deve essere richiesto ed attivato.
Il portale “Fatture e Corrispettivi” gestito dall’Agenzia delle Entrate, è un’area web riservata accessibile mediante delle credenziali personali, quali SPID (Sistema Pubblico dell’Identità Digitale”), CNS (Carta Nazionale dei Servizi) oppure le credenziali Fisconline/Entratel sempre rilasciate dall’Agenzia delle Entrate.
L’accesso si effettua utilizzando il link al portale “Fatture e Corrispettivi” presente nel sito web dell’Agenzia delle Entrate www.agenziaentrate.gov.it.
Terminata la fase di attivazione, tutti i documenti contabili veicolati attraverso il SdI saranno automaticamente conservati e resi disponibili per qualsiasi richiesta dell’utente.

 

 

Indice delle guide rapide ai servizi

 

Come attivare i servizi di ricezione e conservazione delle fatture elettroniche presso l’Agenzia delle Entrate

Come si impostano i parametri dell’Agenda Legale Elettronica per la fatturazione elettronica

Emissione di fatture dalla sezione Pratiche

Emissione di fatture dalla sezione Rubrica

Emissione di fatture dal Pannello Fatture