A cura di Guglielmo Lomanno

Pubblicato il: 3 ottobre 2017

Sulla sottoscrizione digitale dell’atto del processo come originale informatico e della procura originariamente redatta in formato analogico

La Corte di Cassazione Sesta Sezione Civile – con le ordinanze 31.08.2017, n. 20672 di rimessione al Primo Presidente per l’eventuale trattazione del ricorso davanti alle Sezioni Unite e 25.09.2017 n. 22320 che ha invece definito il giudizio – ritorna sulla problematica della tipologia di firma digitale da utilizzare per sottoscrivere un atto nativo digitale (nel caso di specie ricorso o controricorso per Cassazione) nonché la procura alle liti redatta su supporto analogico, successivamente scansionata e trasformata in copia informatica per immagine e successivamente notificate unitamente a mezzo posta elettronica certificata.

Nella prima ordinanza la Corte, in mancanza di un consolidato orientamento della giurisprudenza di legittimità, ha ritenuto non potesse essere deciso il giudizio senza una presa di posizione in ordine alla questione che “…ha ad oggetto gli effetti della violazione delle disposizioni tecniche specifiche sulla forma degli “atti del processo in forma di documento informatico” (o, descrittivamente, nativi informatici – riferendosi i precedenti di legittimità noti a fattispecie di atti in formao analogico e poi trasformati e notificati in via telematica, ovvero ad altre più articolate, ma non esattamente negli specifici termini di cui appresso – e, in particolare, sull’estensione (che indica o descrive il tipo) dei file in cui essi si articolano, ove siano indispensabili per valutare la loro autenticità..”; pertanto dopo un’attenta disamina della problematica ha rinviato gli atti al Primo Presidente.

Nella seconda invece, pur svolgendo le medesime considerazioni in ordine agli aspetti tecnico-giuridici sopra richiamati, la Corte ha valutato comunque infondati i motivi di ricorso e lo ha pertanto rigettato ritenendo la normativa dettata in tema di notificazioni a mezzo p.e.c. la mera evoluzione della disciplina delle notificazioni tradizionali e considerando dunque perfettamente valida la notificazione effettuata nei confronti di un soggetto destinatario non in grado – per mancanza degli strumenti tecnici necessari a rendere leggibili i documenti informatici redatti nei formati previsti dalla normativa – di prendere compiuta conoscenza del contenuto dell’atto notificato. Ribadendo pertanto il principio in base al quale non costituisce onere particolarmente gravoso per un professionista legale, “…dotarsi degli strumenti tecnici che consentano di leggere correttamente il formato di un atto notificato nel rispetto delle regole…” tecniche per esso dettate.

Per comprendere appieno la questione occorre ricordare come il nostro ordinamento prescriva che un documento informatico per avere il medesimo valore probatorio e giuridico del suo omologo cartaceo, deve essere redatto in un formato che rispetti determinate caratteristiche tecniche e sottoscritto con firma elettronica qualificata o con firma digitale in modo da garantire l’integrità, l’autenticità e la non ripudiabilità del file e dunque del documento.

In particolare la disciplina sul c.d. Processo Civile Telematico ha fatto proprie le risultanze tecnico-giuridiche della normativa generale in tema di documento informatico e firme elettroniche Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. n. 82/2005) a mente del quale la firma digitale è un particolare tipo di firma elettronica avanzata, basata su un certificato qualificato, rilasciato da un certificatore accreditato, e generata mediante un dispositivo per la creazione di una firma sicura basato su un sistema di chiavi crittografiche asimmetriche.

La firma digitale in pratica consiste nella creazione di un file, definito “busta crittografica”, che racchiude al suo interno il documento originale, l’evidenza informatica della firma e la chiave per la verifica della stessa, che, a sua volta, è contenuta nel certificato emesso a nome del sottoscrittore. L’autenticità del certificato è garantita da un’Autorità di certificazione, in Italia, dai certificatori accreditati ai sensi dell’articolo 29 del CAD (D.Lgs. n. 82/2005).

Gli standard europei prevedono tre tipi di sottoscrizione digitale, identificati dagli acronimi CAdES, PAdES e XAdES, modalità di sottoscrizione adottate anche in Italia.

La firma CAdES

La busta CAdES è un file con estensione .p7m, il cui contenuto è visualizzabile solo attraverso idonei software in grado di “sbustare” il documento sottoscritto. Tale formato permette di firmare qualsiasi tipo di file, ma presenta lo svantaggio di non consentire di visualizzare il documento oggetto della sottoscrizione in modo agevole. Infatti, è necessario utilizzare un’applicazione specifica.

La firma PAdES

La firma digitale in formato PAdES è un file con estensione .pdf, leggibile con i comuni reader disponibili per questo formato. Questa tipologia di firma, nota come “firma PDF”, prevede diverse modalità per l’apposizione della firma, a seconda che il documento sia stato predisposto o meno ad accogliere le firme previste ed eventuali ulteriori informazioni, rende il documento più facilmente accessibile, ma consente di firmare solo documenti di tipo PDF. “ (1)

La firma XadES

E’ una particolare tipologia di firma che rende possibile la sottoscrizione di documenti informatici in formato XML e di rappresentare, sempre nel medesimo formato, il risultato della sottoscrizione. La caratteristica principale di tale formato è che rende possibile firmare singole parti del documento, cosa che risulta indispensabile nell’ipotesi di documenti scritti da più’ soggetti, e nei quali ciascuno deve firmare la propria parte.

Ricordiamo che il formato XML è direttamente interpretabile da un elaboratore e tra le sue caratteristiche principali non vi è quella di dover essere letto da un soggetto umano.

L’esistenza di differenti “tipologie” di firma digitale corrisponde ad esigenze pratiche diverse, ma non rende differenti né tecnicamente, né giuridicamente, documenti sottoscritti con modalità diverse: qualsiasi sia la tipologia di firma utilizzata CAdES o PAdES il valore del documento è il medesimo, gli standard tecnici sono gli stessi, il livello di sicurezza è identico così come la sua idoneità a garantire l’integrità, l’autenticità e la non ripudiabilità del documento.

Dunque la redazione di un atto nomefile.pdf sottoscritto in formato CAdES genererà una busta crittografica con estensione nomefile.p7m, mentre la sottoscrizione del medesimo atto in formato PAdES genererà una busta crittografica che manterrà l’ estensione nomefile.pdf ma che nulla avrà a che fare con il file prima della sottoscrizione digitale dal punto di vista tecnico-giuridico.

Dal momento che, come afferma espressamente la Corte, la normativa dettata per il processo telematico non costituisce normativa primaria essa non ha innovato, né tantomeno avrebbe potuto rispetto a quanto stabilito dal D. Lgs. 82 del 2005 e ss. mm. (Codice dell’Amministrazione Digitale) – esso si norma primaria – in quanto il C.A.D. non solo definisce cosa sono i documenti redatti e sottoscritti elettronicamente e quali sono le modalità della loro sottoscrizione ma ne stabilisce il valore giuridico; per questo motivo le norme dettate per il Processo Civile Telematico e per le notificazioni degli atti a mezzo P.E.C. non potevano far altro che recepire le definizioni già dettate a livello generale.

Per semplificare: se la “firma digitale” ha un determinato valore giuridico e domani venissero testate e dichiarate conformi alla normativa altre 50 tipologie di “firma digitale” qualsiasi documento con esse sottoscritto avrebbe il medesimo valore giuridico e la stessa efficacia probatoria delle firme che oggi conosciamo.

Nelle ordinanze in esame, dopo aver citato l’articolo 11 del D.M. 44/2011, che a parere della Corte avrebbe regolato “in via di sostanziale delegificazione” il formato dell’atto del processo, si fa

riferimento all’articolo 12 del Provvedimento Resonsabile SIA del 16.04.2014 contenente le specifiche tecniche del PCT il quale espressamente indica che: “La struttura del documento firmato è PAdES-BES (o PAdES Part 3) o CAdES-BES; “ la Corte non cita il resto dell’articolo ma solo la parte in cui è specificato che: “… nel caso del formato CAdES il file generato si presenta con un’unica estensione p7m.”

Da questo riferimento testuale l’ordinanza prosegue precisando che: “…risultando quindi indispensabile l’estensione .p7m, a garanzia dell’autenticità del file e cioè dell’apposizione della firma digitale al file in cui il documento informatico è stato formato, solo per il secondo caso, in cui cioè il documento informatico originale è creato in formato diverso da quello “.pdf”.

La problematica pratica nasce dall’esigenza del difensore di notificare, unitamente all’atto difensivo ricorso o controricorso per Cassazione (ricordiamo che per la disciplina del c.p.c. e del processo telematico esso è un atto del processo), la procura alle liti la quale, ai sensi dell’art. 83 c.p.c. può essere redatta come documento informatico nativo o su foglio cartaceo separato univocamente connesso all’atto cui si riferisce.

Qualora la procura alle liti sia redatta su carta (documento analogico) questa può essere scansionata ed autenticata con sottoscrizione elettronica apponendo sul file generato dalla scansione una firma qualificata o digitale; questo documento che sia unito all’atto principale in sede di notificazione a mezzo p.e.c. od in sede di deposito telematico costituisce in ogni caso un allegato sia perché non è un atto del processo, sia perché non è un atto del difensore che procede solo all’autenticazione della firma.

Bisogna ricordare infine che la connessione univoca tra atto e procura è data dall’essere entrambi spediti (sia nella notificazione che nel deposito si utilizza la p.e.c.) nella medesima busta di trasporto che costituisce di per sé strumento idoneo a garantire la non modificabilità degli atti ed allegati in essa contenuti.

Il documento informatico nativo digitale (redatto quindi per la prima volta direttamente su un elaboratore elettronico) può avere esclusivamente, prima dell’apposizione della firma, un estensione “.pdf”, dopo l’apposizione della firma CAdES la sua estensione cambia in “.p7m”, si mantiene invece come “.pdf” se la sottoscrizione avviene con firma PAdES (art. 12 Specifiche tecniche).

I documenti informatici allegati, non necessitano obbligatoriamente dell’estensione “.pdf” né qualora siano originali informatici e neppure nell’ipotesi in cui si tratti di copie informatiche per immagini (scansioni) di documenti in origine redatti su supporto analogico (cartaceo).

Questo implica che la procura alle liti redatta e sottoscritta dal cliente su carta, una volta scansionata può avere almeno 4 diversi tipi di estensione (.pdf, jpeg, .gif, .tiff ), in quanto essendo un documento informatico allegato e non un atto del processo deve rispettare i requisiti formali prescritti dalle specifiche tecniche qualsiasi sia la sua estensione (art. 13 Specifiche tecniche).

Passiamo ora all’aspetto pratico della sottoscrizione informatica della procura: per ragioni tecniche è ovvio che nel caso in cui il risultato della scansione sia un file con estensione “.pdf” (ma ricavato da un originale cartaceo e quindi un’immagine dell’originale) detto file può essere sottoscritto sia con firma digitale CAdES (che quindi muta l’estensione in “.p7m”) sia con firma PAdES (che mantiene l’estensione “.pdf”) senza che ciò implichi nessuna differenza relativamente al suo valore giuridico. Nel caso invece la scansione abbia generato file in qualsivoglia altra estensione tra quelle ammesse l’unica firma digitale possibile è la CAdES in quanto – come sopra detto – la firma PAdES può essere apposta esclusivamente su file “.pdf”.

Ripetiamo ancora che le due tipologie di firma nascono per rispondere ad esigenze pratiche differenti sia in termini di apposizione sia in termini di facilità di utilizzo e di decodifica ma che in nessun caso può essere consentito di introdurre differenziazioni sul profilo tecnico e sul funzionamento dei relativi strumenti né sul valore probatorio (in senso tecnico-pratico) degli oggetti generati all’esito della sottoposizione del file al procedimento tecnico di sottoscrizione informatica.

La Corte afferma nell’ordinanza 20672 che: “…l’osservanza delle specifiche tecniche sullo stesso confezionamento dei file informatici nativi dovrebbe poter attenere all’esistenza stessa dell’atto e, quanto alla procura speciale, all’ufficiosa indispensabile verifica dell’instaurazione di un valido e rituale rapporto processuale…”, sostenendo di fatto che la questione è incontrovertibilmente aperta.

Ad opinione dello scrivente la questione è tutta qui – indipendentemente dalla conclusione cui la Corte sembra giungere in ordine alla tipologia di firma da apporre agli allegati informatici che risulta probabilmente errata sotto il profilo tecnico per quanto sopra detto – appare necessaria la formazione di un indirizzo consolidato prima in ordine all’esistenza di un atto in forma di documento informatico che non rispetti le norme per esso dettato e, successivamente, sull’idoneità di tale oggetto informatico a definirsi “atto” o “documento” e dunque idoneo a raggiungere lo scopo che con la sua redazione e magari notificazione ci si è prefissato.

Un documento informatico redatto in un formato diverso da quelli ammessi o privo di sottoscrizione che non ne garantisca l’integrità, l’autenticità e la non ripudiabilità esiste? Può avere ingresso nel processo? Può essere valutato come idoneo a porre in essere le conseguenze giuridiche che il suo autore si prefiggeva? Può essere oggetto di verifica in ordine all’instaurazione di un valido e rituale rapporto processuale?

Secondo la Corte, che nell’ordinanza di rimessione al Primo Presidente, insiste più volte sul problema del valido conferimento della procura alle liti nel giudizio di Cassazione e sull’orientamento consolidato in ordine ad essa: “…parrebbe dirsi che con l’imposizione dell’elaborazione del file in documento informatico con estensione “p7m” il normatore tecnico abbia inteso offrire la massima garanzia possibile, allo stato, di conformità del documento, non creato ab origine in formato informatico ma articolato anche su di una parte o componente istituzionalmente non informatica, quale la procura a firma analogica su supporto tradizionale, al suo originale composito incorporando appunto i due documenti in modo inscindibile […], con assicurazione di genuinità ed autenticità di entrambi in quanto costituenti un unicum”.

Sotto un profilo tecnico informatico l’atto del processo in forma di documento elettronico è un originale informatico sottoscritto con firma digitale (CAdES o PAdES) mentre la procura alle liti è (quasi sempre) la copia informatica di un originale analogico ed a mente dell’articolo 13 Provv. Resp. SIA già citato, può essere firmato con qualsiasi tipo di firma elettronica qualificata o digitale.

I due atti devono necessariamente essere firmati separatamente in quanto NON costituiscono un unicum dal punto di vista fisico.

Lo strumento che li trasforma in un unicum inscindibile è la busta di trasporto costituita dalla p.e.c. all’interno della quale vengono notificati o depositati presso l’Ufficio Giudiziario in caso di deposito telematico.

Si parla sempre di buste in ambito di firme elettroniche e messaggi di p.e.c. ma una cosa è la busta crittografica relativa al procedimento di sottoscrizione digitale, altra cosa è la busta di trasporto della p.e.c. In caso di sottoscrizione digitale di (n) atti del processo e di (n) allegati costituiti da più file vi sono tante buste crittografiche quante sono le sottoscrizioni informatiche e gli oggetti in tal modo sottoscritti rimangono separati fino al loro inserimento nella busta di trasporto della p.e.c.

Sebbene separati, se sottoscritti con firma elettronica qualificata o digitale, ognuno degli atti del processo è un originale informatico sottoscritto ed ognuno degli allegati (se scansionato da un originale cartaceo) è una COPIA INFORMATICA PER IMMAGINE SOTTOSCRITTA quindi non ha alcun valore giuridico ad eccezione della procura alle liti che, secondo l’art. 83 c.p.c. “…Se la procura alle liti è stata conferita su supporto cartaceo, il difensore che si costituisce attraverso strumenti telematici ne trasmette la copia informatica autenticata con firma digitale…

con riferimento alla sua notificazione a mezzo p.e.c. L’art. 18, co. 5 D.M. 44 del 2911 precisa:

5. La procura alle liti si considera apposta in calce all’atto cui si riferisce quando e’ rilasciata su documento informatico separato allegato al messaggio di posta elettronica certificata mediante il quale l’atto e’ notificato. La disposizione di cui al periodo precedente si applica anche quando la procura alle liti e’ rilasciata su foglio separato del quale e’ estratta copia informatica, anche per immagine.

Parrebbe insomma che la procura alle liti segua un percorso parzialmente diverso rispetto a tutti gli altri documenti informatici allegati all’atto cui si riferisce ma, in ogni caso, nessuna disposizione sembra prevedere una tipologia particolare di firma elettronica per l’autenticazione della procura, come per la sottoscrizione di alcun documento informatico, è comunque sufficiente che si tratti di una firma digitale.

In questa sede sarebbe fuori luogo approfondire se la sottoscrizione digitale della procura valga come autentica della firma del cliente o come autentica della copia informatica della procura medesima come potrebbe evincersi dal dettato testuale dell’art. 83, in ogni caso la norma non specifica il formato di firma digitale richiesto.

La lettura delle ordinanze non chiarisce l’iter logico seguito dalla Corte per affermare la presunta differenza tra le firme CAdES e PAdES è comunque incontrovertibile che la frammentarietà e la sovrapposizione della normativa non aiuta l’interprete.

Ad avviso di chi scrive un documento nativo digitale costituente originale informatico che non rispetti il formato per esso previsto dalla normativa e risulti privo di sottoscrizione non può essere considerato semplicemente nullo per il semplice fatto che ad esso non è possibile attribuire nessuna caratteristica di autenticità, integrità e non ripudiabilità ed infatti il C.A.D. agli artt. 20 e 21 chiarisce nel dettaglio cosa sia un documento informatico, quano rispetti il requisito della forma scritta e quale sia la differenza tra un documento sottoscritto e non.

Riguardo ai documenti informatici allegati ottenuti attraverso copia per immagine di un originale cartaceo occorre una volta per tutte decidere qual’è il valore giuridico da attribuire alla loro eventuale sottoscrizione e se tra essi la procura costituisca un unicum, un’eccezione o cosa.

Stabilito ciò in qualsiasi caso la loro sottoscrizione con firma digitale, di qualunque tipo, deve necessariamente essere considerata idonea allo scopo che con la sottoscrizione informatica ci si prefigge, qualunque esso sia.

In attesa di un corpus normativo “processual-telematico” serio c’è bisogno di un orientamento giurisprudenziale consapevole e consolidato.

avv. Guglielmo Lomanno

Pubblicato il: 6 giugno 2017

Il D.Lgs. 82 del 2005 ha introdotto nel nostro ordinamento giuridico una serie di principi generali volti a favorire, incentivare ed incrementare l’utilizzo delle tecnologie della comunicazione nei rapporti tra amministrazioni, imprese, cittadini ed a garantire a questi ultimi l’accesso e l’attivazione dei procedimenti amministrativi mediante l’uso degli strumenti informatici e telematici.

Il principio di base introdotto è quello contenuto nell’art. 2, co. 1 del Codice dell’Amministrazione digitale ed in base al quale:

Lo Stato, le Regioni e le autonomie locali assicurano la disponibilità, la gestione, l’accesso, la trasmissione, la conservazione e la fruibilità dell’informazione in modalità digitale e si organizzano ed agiscono a tale fine utilizzando con le modalità più appropriate e nel modo piu’ adeguato al soddisfacimento degli interessi degli utenti le tecnologie dell’informazione e della comunicazione.”

il successivo co. 2 precisa che: “Le disposizioni del presente Codice si applicano alle pubbliche amministrazioni di cui all’articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, nel rispetto del riparto di competenza di cui all’articolo 117 della Costituzione…” infine il co. 6 conclude affermando che: “Le disposizioni del presente Codice si applicano altresì al processo civile, penale, amministrativo, contabile e tributario, in quanto compatibili e salvo che non sia diversamente disposto dalle disposizioni in materia di processo telematico.”

Il Codice dell’Amministrazione Digitale, che disciplina tra l’altro il documento elettronico, è stato pubblicato nel medesimo anno del D.P.R. 68 del 2005 istitutivo della Posta Elettronica Certificata, il sistema di trasmissione dei documenti informatici il quale rende di fatto possibile la realizzazione dei principi generali dettati dal C.A.D.

Passando al piano che ci interessa con la Legge 21.01.1994, n. 53 gli avvocati sono stati muniti della facoltà di notificare direttamente (senza l’ausilio degli ufficiali giudiziari) atti in materia civile, penale ed amministrativa e, a seguito di alcune modifiche subite dalla suddetta norma con l’introduzione dell’art. 3 bis, anche ad utilizzare quale strumento di notificazione la Posta Elettronica Certificata disciplinata dal sopraindicato D.P.R. 68/2005.

Successivamente, con l’introduzione della normativa sul cd. Processo Civile Telematico ad opera di svariate norme la principale delle quali è il D.L. 1749/2012, presso alcuni uffici giudiziari è stato reso operativo il sistema di trasmissione dei documenti informatici direttamente presso gli uffici; la normativa del Processo Civile Telematico non impatta necessariamente sui principi dettati dal CAD ed infatti le disposizioni di questo …si applicano anche ai processi civile, penale, amministrativo, contabile e tributario in quanto compatibili e salvo che non sia diversamente disposto dalle disposizioni in materia di processo telematico

La normativa sulla notificazione degli atti da parte degli avvocati non è contenuta né nel codice di procedura civile, né nelle norme sui processi telematici né, tantomeno, in norme in qualsiasi modo disciplinanti l’esercizio della giurisdizione ma in una legge dettata proprio per disciplinare l’attività di notificazione senza limitazioni riguardo al tipo di atti od al tipo di procedimenti da introdurre con l’attività stessa, senza altresì limitazioni relative alle tipologie di uffici giudiziari aditi o presso i quali introdurre il procedimento.

La legge 21 gennaio 1994, n. 53 disciplina la “Facoltà di notificazioni di atti civili, amministrativi e stragiudiziali per gli avvocati e procuratori legali” e lo fa attraverso la previsione di tipi differenti di notificazione, quella che in queste brevi note ci interessa è la tipologia disciplinata dall’art. 3 bis che prevede per le notificazioni lo strumento della Posta Elettronica Certificata; il citato articolo è una norma autoreferenziale, contiene tutti gli elementi necessari e sufficienti al perfezionamento della notificazione ed anzi gli articoli successivi si occupano espressamente delle ipotesi diverse di deposito delle prove dell’avvenuta notificazione a mezzo p.e.c. nei casi in cui l’ufficio giudiziario presso il quale il procedimento viene introdotto è in grado di ricevere il deposito di atti redatti nella forma di originali informatici sottoscritti digitalmente, ove in pratica è attivo il processo telematico e quelli in cui non lo è. La legge prevede entrambe le ipotesi e dunque potendosi depositare le prove dell’avvenuta notificazione a mezzo p.e.c. sia come documenti informatici che come documenti analogici è ovvio che la notificazione a mezzo p.e.c., – nel rispetto delle regole dettate dalla legge che la disciplina – è sempre ammessa.

Occorre precisare che quella di notificazione dell’atto introduttivo del giudizio non è un’attività endoprocessuale ma costituisce un iter procedimentale precedente all’instaurazione del giudizio e quindi la sua disciplina nulla ha a che vedere con i processi telematici in quanto li precede e ne prescinde.

Sappiamo ad es., che negli uffici presso i quali il processo telematico è attivo l’iscrizione a ruolo del procedimento ed il deposito dell’atto introduttivo del giudizio e delle prove dell’avvenuta attività di notificazione, possono avvenire indifferentemente (salvo eccezioni espressamente previste dalla normativa di riferimento) tramite fascicolo cartaceo depositato nei modi tradizionali o mediante la creazione ed il deposito di un fascicolo informatico inviato telematicamente: ciò a prescindere dalle modalità attraverso le quali si è esplicata la prodromica attività di notificazione dell’atto introduttivo del giudizio.

La legge 53 del 1994 non contiene alcuna espressa limitazione alla legittimità della notificazione a mezzo p.e.c né limitazione alcuna è in alcun modo contenuta in altre norme; sebbene molti ritengano che questa modalità di notificazione sia possibile solo per gli atti introduttivi dei giudizi pendenti innanzi ad uffici giudiziari presso i quali è attivo il processo telematico, questa posizione non nasce dall’intepretazione di alcuna norma vigente nel nostro ordinamento il quale, come sappiamo, ove esclude l’applicabilità di una norma generale ad una fattispecie concreta ed identificata, lo fa in maniera espressa.

La impossibilità di depositare telematicamente le prove dell’avvenuta notificazione a mezzo p.e.c. presso alcuni uffici giudiziari (ad es. quelli del Giudice di Pace) ha fatto ritenere ad alcuni interpreti che quella forma di notificazione non fosse utilizzabile per introdurre giudizi innanzi a questi uffici; l’erroneità di questa lettura è data dal contenuto medesimo della L. 53 del 1994 la quale all’art. 9, co 1 bis espressamente recita: “Qualora non si possa procedere al deposito con modalità telematiche dell’atto notificato a norma dell’articolo 3-bis, l’avvocato estrae copia su supporto analogico del messaggio di posta elettronica certificata, dei suoi allegati e della ricevuta di accettazione e di avvenuta consegna e ne attesta la conformità ai documenti informatici da cui sono tratte ai sensi dell’articolo 23, comma 1, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. “

Com’è di immediata evidenza, il fatto stesso che il legislatore abbia previsto e disciplinato l’ipotesi in cui non sia possibile depositare telematicamente l’atto notificato e le prove della notificazione, implica che nelle intenzioni dello stesso tale forma di notificazione dovesse intendersi valida e legittima per qualsiasi tipo di atto notificabile e per qualsiasi ufficio giudiziario destinatario dell’eventuale successivo deposito dell’atto introduttivo.

Pubblicato il: 29 maggio 2017

Modalità di notificazione dell’atto introduttivo e problematiche sull’iscrizione a ruolo

Com’è ampiamente noto nel Processo Civile Telematico non esiste l’obbligo ma solo la facoltà di iscrivere a ruolo telematicamente i procedimenti introdotti, con l’esplicita esclusione dei ricorsi per decreto ingiuntivo e delle procedure esecutive che devono obbligatoriamente essere iscritte a ruolo telematicamente; è invece obbligatorio per i difensori delle parti depositare telematicamente qualsiasi atto del processo successivo all’iscrizione a ruolo per colui il quale ha introdotto il giudizio oppure all’atto di costituzione per il convenuto, l’intervenuto e via dicendo.
E’ da tempo invalsa la prassi di iscrivere a ruolo telematicamente qualsiasi tipo di procedimento ed in qualunque modo sia stato notificato l’atto introduttivo del giudizio: tramite ufficiale giudiziario, a mezzo del servizio postale o direttamente ai sensi della L. 53 del 1994, od a mezzo posta elettronica certificata ai sensi dell’art 3 bis della medesima norma: Nessuno (o pochissimi) sembra essersi posto problemi in ordine alle modalità di iscrizione e ruolo od aver sollevato questioni sulle prassi utilizzate per questo adempimento in modalità telematica o tradizionale ed a prescindere dalla tipologia di notificazione dell’atto introduttivo notificato.
Qualora l’atto introduttivo sia stato notificato telematicamente come originale informatico sottoscritto digitalmente, colui il quale iscrive a ruolo scegliendo la modalità cartacea deposita nel fascicolo cartaceo la stampa dell’atto, delle ricevute di accettazione (RdA) e di avvenuta consegna (RdAC) attestandone la conformità agli originali informatici in suo possesso; al contrario qualora l’atto introduttivo sia stato redatto in forma cartacea sottoscritto con firma autografa e notificato in modalità tradizionale chi iscrive a ruolo telematicamente predispone una copia informatica per immagine dell’atto introduttivo, delle relate e delle eventuali cartoline postali, attestando la conformità della copia informatica di essi agli originali cartacei (analogici) in suo possesso.
Siamo sicuri che si possa procedere in questo modo?
Le copie degli atti così depositati possono avere una valenza probatoria in ordine alle attività su di essi compiute?
Esistono norme che legittimano tale modo di procedere?

Il codice di procedura civile all’art. 183 così recita: All’ udienza fissata per la prima comparizione delle parti e la trattazione il giudice istruttore verifica d’ufficio la regolarità del contraddittorio…” è una formulazione semplice e lineare ma cosa significa “verificare d’ufficio la regolarità del contraddittorio”? In pratica dovrebbe significare che nel fascicolo di ufficio il giudice deve trovare quegli atti e quei documenti che univocamente ed inequivocabilmente siano in grado di provare la regolarità formale e sostanziale degli atti e delle attività compiute nella fase introduttiva del giudizio, in buona sostanza anche in assenza delle parti, il giudice deve essere in grado di valutare se gli atti sono formalmente corretti e le attività di notificazione siano state validamente compiute. Ma può davvero farlo?
Quando il fascicolo processuale era tenuto in forma cartacea e vigeva l’obbligo di depositare l’originale dell’atto introduttivo del giudizio unitamente a tutti i documenti derivanti dal procedimento di notificazione, indubbiamente SI, ma oggi?
La risposta è semplice quanto disarmante: se nel fascicolo informatico o cartaceo che sia non viene depositato l’originale cartaceo od il duplicato informatico dell’atto introduttivo del giudizio e di tutti gli atti del procedimento di notificazione, sicuramente NO.
Qui non stiamo disquisendo della possibilità del giudice di formare il proprio libero convincimento in base alle allegazioni documentali ma della possibilità materiale e pratica da parte del magistrato di verificare d’ufficio la regolarità del contraddittorio nel caso di scuola in cui una o più parti non siano presenti all’udienza fissata o non si siano costituti, perchè in caso contrario nulla quaestio.

Esaminiamo le varie possibilità in ragione della tipologia di atto introduttivo e della modalità di notificazione dello stesso:
1) Atto di citazione cartaceo, con sottoscrizione autografa, notificato a mezzo ufficiale giudiziario o con una delle modalità previste dalla L. 53/1994 (ma non a mezzo p.e.c).
a) Iscrizione a ruolo tradizionale con fascicolo cartaceo
b) Iscrizione a ruolo telematica con fascicolo informatico

2) Atto di citazione documento informatico, con sottoscrizione digitale, notificato a mezzo della posta elettronica certificata ai sensi dell’art. 3 bis della L.53/1994
a) Iscrizione a ruolo telematica con fascicolo informatico
b) Iscrizione a ruolo tradizionale con fascicolo cartaceo
Le opzioni di cui alla lettera a) per entrambi i casi – nn. 1) e 2) – non creano alcun tipo di problema perché nel fascicolo processuale (cartaceo nel primo caso, informatico nel secondo)  confluiscono rispettivamente un originale cartaceo (analogico) ed un duplicato informatico (che è identico all’originale), ossia oggetti che sono intrinsecamente in grado di provare il loro contenuto informativo perchè possono essere verificati tramite ispezione dal giudice (nel caso dell’originale cartaceo) o  tramite l’utilizzo di apposito software sempre dal giudice (nel caso del duplicato informatico); del resto è questa la peculiarità del mezzo di prova: il suo contenuto informativo è suscettibile di verifica diretta qualora si disponga dell’oggetto della sua consistenza originale.

Proprio questo costituisce il limite delle opzioni di cui alla lettera b) infatti nel fascicolo informatico, in entrambe le ipotesi, non confluiscono gli originali degli atti ma le copie (rispettivamente informatiche per immagine o analogiche) di oggetti con struttura fisica totalmente diversa da quella dell’originale dal quale sono stati tratti e dunque non idonei a costituire prova del loro contenuto informativo per impossibilità di effettuare su di essi una verifica diretta.

Si è cercato di ovviare a tale problema estendendo a questa attività la facoltà (o il potere) in capo all’avvocato di attestare la conformità delle copie depositate agli originali in suo possesso ma la soluzione – seppure legittimamente adottata senza particolari problemi pressocché da chiunque – in realtà non risolve né potrebbe per una serie di ragioni:
primo: non esiste una norma che autorizzi l’avvocato ad attestare la conformità della copia analogica dell’originale informatico né delle RdA e RdAC delle notificazioni a mezzo p.e.c. salvo il caso in cui presso l’ufficio giudiziario non sia possibile depositare telematicamente detti atti. (art. 9, co. 1 bis), quindi in tutti quei casi nei quali sia possibile effettuare il suddetto deposito esso DEVE necessariamente avvenire;
secondo: non esiste una norma che autorizzi l’avvocato ad attestare la conformità delle copie informatiche agli originali analogici dell’atto introduttivo del giudizio e degli atti comprovanti le attività di notificazione (relate, cartoline, ecc.), è previsto l’obbligo di tale attestazione nel caso di iscrizione a ruolo delle procedure esecutive ma in tale caso a parte l’espressa previsione normativa che non può essere estesa analogicamente, gli atti introduttivi del procedimento non sono di competenza dell’avvocato ma dell’ufficiale giudiziario e la cosa non è di poco conto;
terzo: in presenza di un’attestazione di conformità validamente compiuta il giudice NON PUO’ contestarne il contenuto in quanto la querela di falso non può essere proposta d’ufficio ma il giudice deve invece d’ufficio verificare la regolarità del contraddittorio cosa che non è in grado di fare in mancanza degli originali in quanto le copie, sebbene munite di attestazione di conformità non suscettibile di contestazione, sono inidonee e consentirgli tale verifica;

Possono sembrare questioni di lana caprina ma sono il sintomo della confusione terminologica e pratica sulla consistenza degli atti processuali i quali devono pervenire al giudice, non per disposto normativo ma per svolgere la loro funzione sostanziale e processuale nella loro consistenza originale che li rende effettivamente idonei a far prova del loro contenuto e verificabili.

In conclusione qualsiasi sia la modalità di iscrizione a ruolo da voi scelta portate in udienza l’originale analogico dell’atto introduttivo del giudizio se notificato in modalità tradizionale cartacea per esibirlo al giudice se avete iscritto a ruolo in modalità telematica e depositate telematicamente il documento informatico, la relazione di notificazione, le RdA e le RdAC delle notificazioni a mezzo p.e.c. nel fascicolo informatico anche se avete iscritto il procedimento utilizzando il fascicolo cartaceo.

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Pubblicato il: 23 maggio 2017

Iniziamo la disamina delle criticità riscontrate nel corso degli anni sul processo civile telematico e su quello amministrativo il quale, seppure attivato da soli quattro mesi, ha già mostrato i limiti di una normativa tecnica redatta in modo approssimativo e senza tener conto delle problematiche già manifestatesi per il PCT. Nell’esame dei vari aspetti ci atterremo ad un principio di tipo procedimentale, cominceremo dalla disamina della disciplina e delle applicazioni pratiche delle notificazioni a mezzo p.e.c., per passare alla fase delle iscrizioni a ruolo, dei depositi e di tutte le attività connesse all’estrazione delle copie dai fascicoli informatici senza tralasciare alcune considerazioni in tema di formato degli atti e dei documenti digitali. Ci soffermeremo infine sulle questioni connesse alle attestazioni di conformità e sulle differenti soluzioni adottate in questo ambito per il processo amministrativo telematico rispetto a quanto previsto per quello civile.

Le notificazioni a mezzo posta elettronica certificata. – Detta modalità di notificazione è disciplinata dal codice di procedura civile all’art. 149-bis qualora eseguita dall’Ufficiale Giudiziario ma la suddetta normativa è totalmente disapplicata in ragione del fatto che gli uffici notificazioni ed esecuzioni non sono al momento dotati degli strumenti informatici e telematici per rendere effettivo il disposto del suddetto articolo, trova invece piena applicazione la notificazione a mezzo p.e.c. effettuata direttamente dagli avvocati ai sensi dell’art 3 – bis della Legge 21 gennaio 1994, n. 53. Lo strumento della posta elettronica certificata nell’ambito della disciplina delle notificazioni e comunicazioni processuali non è stato trattato nello stesso modo dal legislatore, in parte per le diverse conseguenze che sul piano della tutela dei diritti può avere una mancata comunicazione di cancelleria alle parti costituite piuttosto che una mancata notificazione dell’atto introduttivo di un giudizio o di qualsivoglia notificazione tra le parti o tra soggetti privati, in  parte per un pregiudizio di fondo nei confronti del soggetto privato o del professionista che deve sempre e comunque essere “accompagnato” e “protetto” da presunti abusi perpetrati da altri soggetti privati.
Com’è ormai ampiamente noto nell’ambito del processo civile è stato introdotto il c.d. “domicilio digitale processuale” che è costituito dall’indirizzo di posta elettronica certificata del difensore presente nei pubblici elenchi tenuti dal Ministero della Giustizia (Re.G.Ind.E.) e sul quale il difensore stesso è tenuto a ricevere (come unica forma possibile all’interno del processo civile) tutte le comunicazioni di cancelleria relative ad un procedimento in corso. La prima “particolarità” che salta all’occhio relativamente a questa tipologia di comunicazione è la conseguenza prevista nel caso di mancata consegna del biglietto di cancelleria  per causa  imputabile al suo titolare (non ci soffermeremo su questo aspetto in quanto, di fatto, quasi tutte le cause di mancata consegna sono imputabili al titolare della casella di p.e.c., con pochissime e trascurabili eccezioni); qualora ciò avvenga la comunicazione si intende perfezionata nel momento, anteriore all’invio del biglietto di cancelleria, nel quale l’evento o il documento da comunicarsi è stato registrato sul sistema dei registri di cancelleria. Questa soluzione, effettivamente rispondente ad esigenze di natura pratica, equivale a dire che la comunicazione dell’evento qualora non sia andata a buon fine, si perfeziona sempre, comunque e senza eccezioni, al momento in cui l’evento medesimo si verifica.

Di diverso avviso appare il legislatore quando la posta elettronica certificata viene utilizzata ai fini di notificazione e quindi ai sensi dell’art. 3-bis della Legge n. 53 del 1994 stante la completa disapplicazione dell’art. 149-bis c.p.c..  Il nostro ordinamento pone a carico di determinati soggetti l’obbligo di munirsi di una casella di posta elettronica certificata e di iscriverla nei pubblici elenchi previsti dalle normative vigenti, detto obbligo è posto a carico di svariate categorie di professionisti (avvocati in primis) ma anche imprese iscritte nel Registro delle Imprese ed infine a carico delle pubbliche amministrazioni, ora è palese che questo obbligo non possa portare a conseguenze diverse a seconda della natura del soggetto che svolge un’attività prevista dalla normativa utilizzando uno strumento ugualmente previsto e disciplinato come obbligatorio.
Una delle riforme normative che ci si aspetterebbe per aumentare l’efficacia e l’utilizzo della telematica che tra l’altro ha portato a notevolissimi risparmi per il Ministero della Giustizia quando ha introdotto l’obbligo delle comunicazioni di cancelleria/segreteria a mezzo p.e.c. è la COMPLETA E TOTALE EQUIPARAZIONE DEGLI EFFETTI DELLA MANCATA NOTIFICAZIONE A MEZZO P.E.C. per cause imputabili al titolare della casella ricevente a quelli previsti per le COMUNICAZIONI DI CANCELLERIA.  Sarebbe finalmente auspicabile l’introduzione di una norma che preveda il perfezionamento della notificazione effettuata dai difensori delle parti a mezzo posta elettronica certificata nel caso di mancata consegna per cause imputabili al destinatario; del resto tale conclusione è perfettamente logica e coerente con il sistema per tutti quei soggetti che la legge obbliga a dotarsi di un indirizzo di posta elettronica. Ed infatti detti soggetti sono tenuti ad inserire il loro indirizzo in un pubblico elenco che è tale nel senso che il suo contenuto fa pubblica fede (e non nel senso che è pubblicamente consultabile da tutti, tant’è che né il Re.G.Ind.E né il Registro delle PP.AA. lo sono); stando così le cose non esiste nessuna ragione logica né giuridica per la quale le conseguenze negative del mancato rispetto di un obbligo giuridico non debbano ricadere sul soggetto che a tale obbligo non abbia adempiuto o smetta di adempiere ad es. non gestendo correttamente la propria casella p.e.c. così da renderla inidonea a ricevere comunicazioni.

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Pubblicato il: 20 maggio 2017

I processi cd. telematici (civile, amministrativo, tributario) sono, bene o male, partiti ed operativi ormai in quasi tutti i settori della giurisdizione. Hanno portato grandi vantaggi secondo alcuni e molteplici disagi a parere di altri, sono stati pensati, progettati, normati e resi operativi senza una visione unitaria ma per rispondere alle esigenze della singola procedura spesso ignorando la normativa primaria di riferimento che disciplina il documento informatico piuttosto che la notificazione a mezzo p.e.c.; soprattutto è questo è forse il limite maggiore, si è pensato ai processi telematici esclusivamente come modalità sostitutiva di accesso alle cancellerie od alle segreterie degli uffici giudiziari nonché di deposito e prelievo di atti e documenti e non in una reale ottica di innovazione la quale riconosca innanzitutto che il concetto tradizionale di documento come atto scritto su supporto cartaceo e sottoscritto con firma autografa è irrimediabilmente e definitivamente superato.
In questi anni abbiamo letto regole e specifiche tecniche che prevedevano tutto ed il contrario di tutto a seconda dell’autorità innanzi alla quale il procedimento era introdotto, abbiamo visto regole assolutamente generiche e vaghe come articoli che arrivano a prevedere quale tipo di formato di firma digitale è considerato utilizzabile nel processo amministrativo piuttosto che in quello civile o tributario.  Abbiamo sentito e letto qualsiasi cosa sui formati documentali, sul loro valore probatorio, sulla necessità o meno di apporre su di essi un’attestazione di conformità, sulla validità e sulle modalità dei depositi telematici, sui limiti al peso dei singoli atti e documenti; sono state emesse sentenze sulla validità della notificazione a mezzo posta elettronica certificata che la ammettevano o meno a seconda che l’atto da notificarsi fosse civile o amministrativo od addirittura a seconda che il relativo giudizio dovesse essere introdotto davanti ad un ufficio giudiziario nel quale era operativo o meno il processo telematico.
Ci siamo sbizzarriti nelle forme e nelle spiegazioni più astruse sulla necessità delle copie cartacee di cortesia o di obbligo, sul loro numero, sul loro valore giuridico e sulla possibilità di portare avanti il procedimento in loro assenza totale o parziale, sull’obbligo o meno di munirle di attestazione di conformità e chi più ne ha più ne metta…in una sola frase e nella migliore tradizione abbiamo cercato (e trovato benissimo) il modo per rendere i processi telematici complicati, astrusi, incomprensibili.
Forse è giunto il momento di cambiare prospettiva e di renderci conto che qualsiasi cambiamento deve essere accompagnato e gestito su più livelli: normativo, tecnico, procedurale, applicativo, formativo e vari altri; proveremo ad analizzarli uno alla volta senza pretesa di completezza ma con la profonda convinzione che l’attività giurisdizionale gestita con strumenti informatici e telematici non potrà mai più essere quella che il legislatore dei codici di procedura aveva disciplinato.

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Pubblicato il: 21 ottobre 2016

Ritorniamo sull’argomento documento nel Processo Amministrativo Telematico perché riteniamo possa essere utile sottolineare le differenze operative rispetto al Processo Civile e stimolare il dibattito al fine di cercare soluzioni condivise.
La questione principale è quella relativa alla modalità di sottoscrizione digitale degli atti, della relazione di notificazione, nonché della procura alle liti.
Nel processo civile telematico essi possono essere sottoscritti indifferentemente con firma digitale in formato CADES (estensione .p7m) o PADES-BES (estensione .pdf); le regole del processo amministrativo prevedono invece che gli atti siano sottoscritti esclusivamente in formato PADES-BES (estensione .pdf).
Tutto questo è legittimo? E soprattutto a quale logica risponde?
Cominciamo dall’atto processuale introduttivo che, nel diritto amministrativo è tipicamente il ricorso, orbene i documenti informatici e la loro sottoscrizione sono disciplinate dal Codice dell’Amministrazione Digitale per il quale nel nostro ordinamento un documento informatico deve essere sottoscritto con firma elettronica qualificata o con firma digitale.
La norma che disciplina le notificazioni (di atti civili, amministrativi e stragiudiziali) a mezzo posta elettronica  qualificata è la Legge 21.01.1994, n. 53 la quale specifica (art. 3 bis, n. 5) che la relazione di notificazione deve essere sottoscritta con firma digitale.
La procura alle liti viene sottoscritta digitalmente sia nel processo civile telematico che in quello amministrativo ma ai fini del deposito telematico, non per autentica della sottoscrizione su di essa apposta dal cliente, a questo occorre aggiungere che, l’eventuale obbligo di notificazione della procura alle liti  unitamente all’atto introduttivo è una questione controversa e che comunque incide, qualora le regole tecniche di un procedimento differiscano da un altro, non sulla disciplina interna del procedimento stesso ma sulla valenza giuridica di un atto redatto, sottoscritto e/o utilizzato in una fase precedente all’accesso telematico o meno all’ufficio giudiziario.
In conclusione, a parere di chi scrive, costituisce semplicemente un assurdo che le regole sulla sottoscrizione documentale del processo civile, di quello amministrativo e di quello contabile, siano diverse perché la validità giuridica di un atto non è determinata dal rispetto delle regole tecniche ma delle norme primarie di legge.

La domanda è legittima: cosa succede se un avvocato redige un ricorso amministrativo come documento informatico sottoscritto con firma digitale in formato CADES e lo notifica a mezzo p.e.c. sottoscrivendo nel medesimo formato anche la relazione di notificazione come previsto dall’art. 3 bis, co. 5 della Legge n. 53 del 1994 e non nel formato PADES-BES previsto per gli atti da depositarsi presso gli organi della Giustizia Amministrativa come previsto dalle regole tecniche e dalle istruzioni all’uopo rilasciate?

Pubblicato il: 7 ottobre 2016

Dal 10 ottobre 2016 al 30 novembre 2016 riparte la sperimentazione del Processo Amministrativo Telematico e ritorna il doppio binario.
Il Segretariato Generale della Giustizia Amministrativa ha ribadito con il “Regolamento  sulle  regole  tecnico-operative  per  l’attuazione  del il processo amministrativo telematico, concernente la  comunicazione  di avvio della sperimentazione del P.A.T. dal 10 ottobre al 30  novembre 2016”. (Decreto n. 106/2016), pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n.217 del 16-9-2016,  che nella fase di sperimentazione tutti i ricorsi così come tutti gli atti difensivi relativi a ricorsi introdotti nel medesimo periodo davanti ai TAR ed alle sezioni giurisdizionali del Consiglio di Stato  andranno depositati in modalità cartacea per avere valore legale ma anche OBBLIGATORIAMENTE E SENZA ALCUN VALORE LEGALE in via telematica.
Sul sito istituzionale della Giustizia Amministrativa www.giustizia-amministrativa.it sono state pubblicate le istruzioni e la modulistica relativa ai vari adempimenti connessi con l’avvio della sperimentazione e leggendo, seppure abbastanza superficialmente, la documentazione sorgono una serie di perplessità in ordine ad alcune attività da compiersi parte dei difensori nel rispetto delle regole tecniche del P.A.T. a cominciare dalla notificazione del ricorso a mezzo p.e.c. ai sensi della Legge 53 del 94. Sulle istruzioni si legge che il ricorso da notificarsi a mezzo p.e.c. (ai sensi dell’art. 3 bis della suddetta norma) deve essere sottoscritto con firma digitale in formato PADES-BES mentre la legge prescrive che l’atto debba essere sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata e le regole tecniche del processo amministrativo digitale non pare possano incidere sulla validità legale di una sottoscrizione digitale effettuata ad es. in formato CADES.
Primo quesito: un ricorso amministrativo sottoscritto in formato CADES e notificato a mezzo p.e.c. quale tipo di vizio avrebbe?

Approfondiremo sul prossimo post 

Pubblicato il: 7 ottobre 2016

Utilizziamo impropriamente (ma nemmeno tanto trattandosi di tecnologia) il blog per comunicare a tutti gli interessati che è stata rilasciata ed è scaricabile gratuitamente dallo store di Google ed a breve anche da quello di Apple, una versione per smartphone dell’Agenda Legale de Il Momento Legislativo.
L’agenda oltre al tradizionale diario nel quale possono essere inseriti gli appuntamenti e le attività espressamente codificate per gli avvocati, consente all’utilizzatore di scaricare e memorizzare direttamente dal sistema Polisweb di consultazione dei registri di cancelleria, i fascicoli processuali dell’avvocato e di integrarne le udienze e le scadenze nel diario giornaliero in modo da poter avere sempre sotto controllo tutta l’attività giurisdizionale e non sul proprio dispositivo personale.
L’ app dispone inoltre di una rubrica i cui dati possono essere utilizzati per abbinare i fascicoli scaricati dagli uffici giudiziari ai clienti ed alle controparti al fine di agevolare il reperimento di ogni informazione utile all’avvocato.  
Per scaricare l’applicazione (gratuitamente per tutto il 2017) è sufficiente accedere allo store di Google e ricercare: Agenda Legale – ML.

Per quanti fossero interessati ad un’approfondimento è possibile scaricare la guida all’uso da questo link

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