Fatturazione elettronica per gli studi legali – Come inviare la fattura al cliente?

21.11.2018

Le fatture elettroniche vanno sempre inviate ai propri clienti attraverso il SdI (Sistema di Interscambio), altrimenti sono considerate non emesse.
Sono previste diverse modalità per l’invio dei file xml al SdI: tramite un identificativo univoco del soggetto titolare di partita IVA o tramite il servizio di posta elettronica certificata. In caso di utilizzo di questa seconda opzione – per evitare di ricevere sul medesimo indirizzo p.e.c. sia i messaggi relativi all’attività forense che quelli provenienti dal SdI – può essere opportuno utilizzare per la gestione della fatturazione elettronica, un indirizzo p.e.c. dedicato ovvero differente da quello comunicato al ReGIndE e di registrarlo all’Agenzia delle Entrate, sezione Fatture e Corrispettivi della propria area riservata.

Sottolineiamo l’importanza di tale operazione che consente di legare il proprio identificativo fiscale (P.IVA) con l’indirizzo pec comunicato; in tal modo il SdI recapiterà automaticamente tutti i documenti fiscali riferiti a quella determinata partita IVA, a prescindere da quanto specificato nel flusso elettronico ricevuto. Poiché il SdI opera come un “postino”, è necessario che nella fattura tra i dati del cliente sia presente il suo indirizzo telematico (“Codice Destinatario” o indirizzo PEC); in caso contrario, il SdI non potrà effettuare il recapito del documento al destinatario ma si limiterà ad inoltrarlo al suo “cassetto fiscale”. Come detto in precedenza la registrazione dell’indirizzo pec fatta dal destinatario nella propria sezione riservata per la fatturazione elettronica nel sito dell’Agenzia delle Entrate, permetterà il corretto inoltro del documento anche in assenza di informazioni di recapito nel file XML.

Nel caso in cui il cliente non comunichi alcun indirizzo telematico oppure sia un consumatore finale o un operatore in regime di vantaggio o forfettario ovvero un piccolo agricoltore, oltre a trasmettere la fattura elettronica al SdI, sarà necessario inviarne copia cartacea al destinatario. Con la comunicazione si dovrà anche dare avviso al destinatario che l’originale informatico della fattura è consultabile e scaricabile dalla propria area riservata del sito internet dell’Agenzia delle Entrate. La firma digitale del file è obbligatoria solo se il destinatario è una Pubblica Amministrazione.

La nostra Agenda Legale Elettronica è stata predisposta per avvalersi nella spedizione e ricezione delle fatture elettroniche del servizio di posta elettronica certificata che consente di utilizzare il servizio di invio, ricezione e conservazione a norma delle fatture elettroniche gratuito messo a disposizione dalla Agenzia delle Entrate. Qualora invece l’utente si avvalga di un intermediario per l’invio e la successiva conservazione dei file XML, l’Agenda Legale Elettronica consente di compilare le fatture elettroniche predisponendo i relativi file XML ed effettuare l’invio al soggetto terzo al quale è stata data la delega per l’inoltro e la conservazione. L’invio dei file XML fatto esternamente al programma non permette però il monitoraggio automatico dei vari messaggi di risposta del SdI relativi al controllo ed inoltro al destinatario del documento elettronico.