COME INSERIRE NELL’ATTO PRINCIPALE I LINK AI DOCUMENTI ALLEGATI

06.07.2016

PROCESSO CIVILE TELEMATICO

COME INSERIRE I LINK AI DOCUMENTI NELL’ATTO PRINCIPALE

La prassi di inserire all’interno dell’atto processuale il link (collegamento ipertestuale) che consenta l’apertura diretta ed immediata da parte del magistrato del documento probatorio richiamato, si sta ampliamente consolidando in molti uffici giudiziari.

Tale attività consente un’accelerazione nelle operazioni di lettura a video dell’atto processuale e dei documenti che il difensore della parte ha interesse vengano effettivamente presi in esame dal magistrato, in primo luogo perché svincola dalla lettura completa dell’indice degli atti e consente di evidenziare in modo più preciso e puntuale a quale documento allegato fare riferimento, in seconda battuta perché consente una migliore organizzazione dell’apparato documentale in funzione delle esigenze di difesa.

La procedura per l’inserimento del collegamento ipertestuale è relativamente semplice e può essere eseguita direttamente all’interno del software di redazione utilizzato dall’avvocato (Word di Microsoft Office o Writer di OpenOffice ad esempio); occorre precisare che il collegamento ipertestuale ad un documento contenuto nella busta telematica (e quindi nel fascicolo informatico ove confluisce) non rientra nella categoria degli “elementi attivi” il cui inserimento nel documento informatico in formato pdf costituente l’atto del processo e sottoscritto digitalmente è espressamente vietato dalle norme sul PCT.

Come premessa occorre ricordare che nel sistema dei registri di cancelleria, così come nella “Consolle del Magistrato” tutti i file inviati al sistema del processo telematico vengono individuati ed ordinati in base al nome del file “NOMEFILE.estensione”, è quindi assolutamente irrilevante qualsiasi tipo di definizione o identificativo inserito in qualsivoglia campo del redattore atti; per tale motivo le varie linee guida adottate presso gli uffici giudiziari consigliano di anteporre al nome del file il numero di documento secondo la sequenza 01 o 001 e via dicendo a seconda del numero degli allegati. In questo modo qualsiasi nome si dia al file ciò che lo indicizza è il suo numero ed i documenti compariranno nella sequenza ordinatoria data dalla numerazione (es. 001 contratto, 002 transazione, 003 assegno, ecc.)

È dunque opportuno, una volta denominati correttamente tutti i documenti, inserirli nella medesima cartella (ovunque essa si trovi e comunque sia stata nominata) in modo da consentire un semplice ed immediato controllo della correttezza dell’operazione di creazione dei collegamenti ipertestuali ai documenti.

 

COME INSERIRE IL LINK UTILIZZANDO MICROSOFT WORD 2016

  1. Redigere l’atto all’interno del quale inserire i collegamenti a documenti probatori e selezionare la funzione Inserisci – Collegamento ipertestuale come nella figura sottostante

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  1. Individuare nella cartella nella quale sono stati salvati e che compare come in figura seguente il documento al quale si vuole attivare il collegamento ipertestuale

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  1. Selezionare il documento con un doppio click per realizzare il collegamento ipertestuale

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  1. Il collegamento viene creato direttamente sul documento che si sta redigendo

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  1. Ripetere l’operazione per tutti i documenti verso i quali si vuole attivare il collegamento ipertestuale.
  2. Salvare l’atto principale come documento informatico originale in formato .pdf con l’apposita funzione di salvataggio di file.

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  1. Aprire l’atto così salvato con il proprio visualizzatore di documenti in formato .pdf

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A questo punto cliccando con il mouse su uno qualsiasi dei documenti per i quali è stato impostato il collegamento ipertestuale si ottiene la sua apertura tramite l’apposito programma di visualizzazione di file in formato .pdf

 

INSERIMENTO DELL’ATTO PRINCIPALE E DEI DOCUMENTI COLLEGATI ALLA BUSTA TELEMATICA

All’atto della creazione della busta da inviare all’ufficio giudiziario tramite i redattori atti per il processo telematico, basterà inserire come allegati nei modi ordinari tutti i documenti per i quali è stato attivato il collegamento ipertestuale, prelevando sia l’atto principale che gli allegati stessi dalla cartella del pc nella quale siano stati precedentemente salvati ed il collegamento verrà mantenuto nella cartella di destinazione così da permetterne la visualizzazione da parte dei soggetti abilitati interni al sistema.



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