E se la formula esecutiva in forma di documento informatico diventasse inutile?

09.06.2021

Il D.L. 28.10.2020, n. 137, come convertito dalla L. 18.12.2020, n. 176 all’art. 23, co. 9 bis disciplina come ormai noto il rilascio della copia esecutiva dei provvedimenti giurisdizionali “in forma di documento informatico”.

Le prassi operative adottate dagli uffici giudiziari sparsi sul territorio sono caratterizzate da interpretazioni indubbiamente creative della norma che hanno il difetto, come spesso accade quando si tratta di atti in forma di “documento informatico”, di considerare e trattare i file come se fossero documenti analogici redatti in modalità tradizionale.
Premesso che non è neppure concepibile l’ipotesi per la quale ci si debba informare presso ogni ufficio giudiziario sulle prassi adottate per la redazione ed il rilascio della formula esecutiva, può essere utile, per sgombrare il campo da equivoci di varia natura e sciogliere qualche dubbio legittimamente sorto in capo agli avvocati ed agli addetti degli uffici giudiziari, esaminare il dato testuale della norma: 

         “ La copia esecutiva delle sentenze e degli altri provvedimenti dell’autorita’ giudiziaria di cui all’articolo 475 del codice di procedura civile puo’ essere rilasciata dal cancelliere in forma di documento informatico previa istanza, da depositare in modalita’ telematica, della parte a favore della quale fu pronunciato il provvedimento”.

Non sembrano sussistere dubbi sul fatto che, all’esito di presentazione di apposita istanza in modalità telematica, dunque redigendo un documento informatico nativo in formato .pdf sottoscritto digitalmente ed inviato attraverso il sistema del processo civile telematico, la copia esecutiva venga rilasciata “in forma di documento informatico”.
Cosa si intenda per “in forma di documento informatico” lo chiarisce il periodo successivo

“La copia esecutiva di cui al primo periodo consiste in un documento informatico contenente la copia, anche per immagine, della sentenza o del provvedimento del giudice, in calce ai quali sono aggiunte l’intestazione e la formula di cui all’articolo 475, terzo comma, del codice di procedura civile e l’indicazione della parte a favore della quale la spedizione e’ fatta.”

Nemmeno in questo caso pare possano sorgere questioni sul fatto che la formula esecutiva debba essere “aggiunta” alla copia informatica del provvedimento del giudice. Detta copia sarà una copia informatica ricavata dall’originale informatico del provvedimento presente nel fascicolo qualora il giudice abbia emesso e sottoscritto lo stesso “in forma di documento informatico”. Sarà invece una copia “informatica per immagine” solo ed esclusivamente nel caso in cui il provvedimento al quale aggiungere la formula esecutiva, sia stato redatto in formato analogico.
Quindi non è possibile o comunque non è corretto che il cancelliere, qualora il provvedimento sia stato redatto in forma di documento informatico, ne estragga una copia analogica alla quale collazionare la formula esecutiva redatta analogicamente.
Non è altresì possibile che la formula esecutiva sia redatta su documento separato che non risulti univocamente connesso alla copia del provvedimento cui si riferisce

Infatti il periodo successivo precisa che:

Il documento informatico cosi’ formato e’ sottoscritto digitalmente dal cancelliere. La firma digitale del cancelliere tiene luogo, ai sensi dell’articolo 24, comma 2, del codice dell’amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, del sigillo previsto dall’articolo 153, primo comma, secondo periodo, delle disposizioni per l’attuazione del codice di procedura civile e disposizioni transitorie, di cui al regio decreto 18 dicembre 1941, n. 1368. 

La formula esecutiva è un atto del cancelliere e per essere redatta “in forma di documento informatico” può essere solo ed esclusivamente un documento informatico nativo sottoscritto digitalmente.
Ricordiamo ancora una volta che la cd. “copia esecutiva” è in realtà un originale unico composto da due atti, esattamente come il provvedimento giurisdizionale è un originale unico.

All’esito delle suddette operazioni, nel fascicolo informatico del procedimento, sarà presente un atto nativo digitale che potrà essere così composto:
 – Copia informatica del provvedimento + originale informatico della formula con sottoscrizione digitale del cancelliere
 – Copia informatica per immagine del provvedimento + originale informatico della formula con sottoscrizione digitale del cancelliere

Ultimo capitolo riguarda l’estrazione dal fascicolo e l’utilizzo della copia esecutiva che vengono regolati dagli ultimi due periodi con un ordine di collocazione all’interno della norma che non è irrilevante ma fondamentale. 

“Il difensore o il dipendente di cui si avvale la pubblica amministrazione per stare in giudizio possono estrarre dal fascicolo informatico il duplicato e la copia analogica o informatica della copia esecutiva in forma di documento informatico.”

Innanzitutto è possibile estrarre dal fascicolo un duplicato informatico che, come ampiamente noto, ha il valore di originale e NON NECESSITA di alcuna operazione ulteriore rispetto all’estrazione dal fascicolo per essere utilizzato, si applica infatti il codice dell’amministrazione digitale e dunque qualsiasi soggetto del nostro ordinamento giuridico è tenuto ad accettare la trasmissione di un atto redatto come documento originale informatico sottoscritto digitalmente.

“Le copie analogiche e informatiche, anche per immagine, della copia esecutiva in forma di documento informatico estratte dal fascicolo informatico e munite dell’attestazione di conformita’ a norma dell’articolo 16-undecies del decreto-legge 18 ottobre 2012, n. 179, convertito, con modificazioni, dalla legge 17 dicembre 2012, n. 221, equivalgono all’originale.”

Il suddetto periodo costituisce quello che in tempi passati si chiamava una “norma di chiusura” ed il suo significato implicito è: qualora per qualsivoglia ragione (visto che è materialmente possibile e giuridicamente ammesso) non si possa/voglia estrarre il duplicato del provvedimento munito di formula, le copie analogiche ed informatiche, munite dell’attestazione di conformità, “equivalgono all’originale”.

Qui occorre una precisazione perché l’art. 16-undecies del D.L. 179/2012 era stato dettato per il caso, al momento dell’entrata in vigore della norma abbastanza frequente, che nel fascicolo informatico un originale informatico del provvedimento NON FOSSE proprio presente. Per disciplinare quella situazione di fatto il legislatore aveva previsto che la copia di un atto presente nel fascicolo GIA’ in copia in quanto derivante da un originale analogico successivamente scansionato per inserirlo nel fascicolo informatico, equivalesse all’originale NON presente nel suddetto.

Nel caso che stiamo qui esaminando trattasi di norma di chiusura proprio in quanto il provvedimento di cui invece si tratta è sicuramente un originale informatico sottoscritto digitalmente dal cancelliere (ed altro non potrebbe essere se non in violazione della norma), del quale è sempre possibile estrarre un duplicato informatico che NON EQUIVALE all’originale se munito di attestazione di conformità ma che è a tutti gli effetti un atto con lo stesso valore dell’originale (poiché costituito dalla stessa sequenza di bit) in quanto tale e non a seguito di una qualche formula dichiarativa o attestativa.

Infine sembra utile ricordare che nelle più recenti ipotesi di riforma del processo esecutivo è previsto che la formula esecutiva venga definitivamente soppressa con buona pace di abitudini inveterate e conseguente destinazione verso il cestino delle soprariportate considerazioni.

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