Prime considerazioni sulla formula esecutiva “digitale”.

03.02.2021

 

La formula esecutiva in forma di documento informatico: rivoluzione copernicana o ripetizione di schemi superati?

 

         Come precedentemente illustrato in questo blog la L. 18.12.2020, n. 176, nel convertire il D.L. 28.10.2020, n. 137, ha inserito, nell’art. 23, contenente disposizioni per l’esercizio dell’attività giurisdizionale nel periodo dell’emergenza il comma 9 bis che apporta significative innovazioni al rilascio della “copia esecutiva”.

         La norma dispone testualmente: “ La copia esecutiva delle sentenze e degli altri provvedimenti dell’autorita’ giudiziaria di cui all’articolo 475 del codice di procedura civile puo’ essere rilasciata dal cancelliere in forma di documento informatico previa istanza, da depositare in modalita’ telematica, della parte a favore della quale fu pronunciato il provvedimento. La copia esecutiva di cui al primo periodo consiste in un documento informatico contenente la copia, anche per immagine, della sentenza o del provvedimento del giudice, in calce ai quali sono aggiunte l’intestazione e la formula di cui all’articolo 475, terzo comma, del codice di procedura civile e l’indicazione della parte a favore della quale la spedizione e’ fatta. Il documento informatico cosi’ formato e’ sottoscritto digitalmente dal cancelliere. La firma digitale del cancelliere tiene luogo, ai sensi dell’articolo 24, comma 2, del codice dell’amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, del sigillo previsto dall’articolo 153, primo comma, secondo periodo, delle disposizioni per l’attuazione del codice di procedura civile e disposizioni transitorie, di cui al regio decreto 18 dicembre 1941, n. 1368. Il difensore o il dipendente di cui si avvale la pubblica amministrazione per stare in giudizio possono estrarre dal fascicolo informatico il duplicato e la copia analogica o informatica della copia esecutiva in forma di documento informatico. Le copie analogiche e informatiche, anche per immagine, della copia esecutiva in forma di documento informatico estratte dal fascicolo informatico e munite dell’attestazione di conformita’ a norma dell’articolo 16-undecies del decreto-legge 18 ottobre 2012, n. 179, convertito, con modificazioni, dalla legge 17 dicembre 2012, n. 221, equivalgono all’originale.”

         La disposizione normativa consente ora al cancelliere la possibilità (e non l’obbligo) di rilasciare la formula esecutiva anche in forma di documento informatico ed è prevista la seguente procedura:

  • 1) Presentazione di una istanza da depositare con modalità telematica della parte in cui favore è stato pronunciato il provvedimento;
  • 2) Predisposizione da parte del cancelliere della copia esecutiva, che può essere costituita da un documento informatico “contenente la copia, anche per immagine, della sentenza o del provvedimento del giudice, in calce ai quali sono aggiunte l’intestazione e la formula di cui all’articolo 475, terzo comma, del codice di procedura civile e l’indicazione della parte a favore della quale la spedizione e’ fatta”;
  • 3) Sottoscrizione digitale del documento informatico sopramenzionato da parte del cancelliere, che tiene luogo del sigillo (di cui all’art. 153 disp. Att. C.p.c.);
  • 4) Previsione della possibilità per il difensore o per il dipendente di cui si avvale la P.A. per stare in giudizio di estrarre dal fascicolo informatico il duplicato e la copia analogica o informatica della copia esecutiva rilasciata in forma di documento informatico;
  • 5) Previsione che, anche in questo caso, le copie analogiche o informatiche, anche per immagine, estratte dal fascicolo informatico e munite di attestazione di conformità ai sensi dell’art. 16 undecies L. 179/2021 e ss.mm. equivalgono all’originale.
    • Tale previsione normativa cerca di risolvere la difficoltà emersa nel periodo dell’emergenza conseguente alla diffusione dell’epidemia da COVID 19 di accesso materiale agli uffici di cancelleria ed al rilascio materiale dei provvedimenti muniti di formula esecutiva, che alcuni uffici avevano già di fatto affrontato predisponendo Protocolli condivisi tra uffici giudiziari e Consiglio dell’Ordine (come successo ad es. a Roma PROTOCOLLO-DI-INTESA-CdAppello e COA-ROMA).

La norma ha efficacia transitoria, in quanto ne è prevista l’applicazione sino alla scadenza del termine di cui all’art. 1 del D.L. 19/2020, conv. in L. 35/2020 e cioè, allo stato, sino al 30 aprile 2021 (salvo ulteriori proroghe).

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         Con la introduzione dell’art. 23 comma 9 bis citato è, dunque, ora possibile richiedere ed ottenere in via telematica il rilascio della formula esecutiva.

         Innanzitutto, come non ci stancheremo mai di ripetere, la cd. “copia esecutiva” è un atto che può essere redatto esclusivamente in forma di “originale unico” contenente la copia del provvedimento da mettere in esecuzione e l’originale sottoscritto (appunto in unico esemplare) dal cancelliere del cd. “COMANDIAMO”.

         Moltissimi provvedimenti giurisdizionali sono oggi emessi in forma di documento informatico sottoscritto dal giudice (TUTTI i decreti ingiuntivi per obbligo normativo) e buona parte delle sentenze e degli altri provvedimenti suscettibili di esecuzione; quindi logica vorrebbe che la copia del provvedimento alla quale “aggiungere l’intestazione e la formula” fosse la copia informatica del provvedimento anche se ragioni di “omogeneità” con la formula esecutiva (che dovrebbe essere un originale informatico) consiglierebbero di utilizzare il duplicato informatico del provvedimento. Per semplicità fermiamoci alla copia informatica (ovviamente non per immagine in quanto non avrebbe senso alcuno stampare e scansionare un originale informatico per ricavarne una copia analogica da riconvertire in file).

         La norma prevede in effetti che la copia del provvedimento alla quale aggiungere la formula possa essere anche quella per immagine ma trattasi di norma di chiusura per tutti quei casi nei quali, per qualsiasi ragione, il provvedimento sia stato emesso in formato analogico od in tale formato debba essere notificato.

         Riguardo alle modalità di apposizione della formula esecutiva ed alla sottoscrizione del cancelliere l’art. 9 bis non lo precisa ma la logica sottesa al rilascio in formato digitale del nuovo tipo di atto vorrebbe che la formula fosse redatta come documento informatico nativo sottoscritto con firma digitale.

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         Al fine di dare una prima attuazione alla previsione normativa, il Presidente del Tribunale civile di Roma e la Dirigente della cancelleria hanno adottato proprie linee guida per il rilascio delle copie esecutive, indicando modalità di dettaglio per il rilascio, con incombenti previsti per cancellieri e difensori che suscitano più di una perplessità.

         Per comodità del lettore esaminiamo i punti principali delle Linee Guida del Tribunale di Roma per il rilascio della formula esecutiva ai sensi dell’art. 23, co. 9 bis D.L 137/2020, in corsivo viene riportato, preceduto dal relativo numero, il testo delle suddette.

 

Come si richiede il rilascio della formula esecutiva?

“1) Gli avvocati che intendono richiedere la concessione della formula esecutiva su ogni atto giudiziario scansionato e presente nel fascicolo telematico inseriscono l’istanza nel corrispondente fascicolo telematico di pct, indicando OBBLIGATORIAMENTE nell’istanza generica “RICHIESTA COPIE ESECUTIVE” o inviano la loro richiesta via pec avente come oggetto “RICHIESTA COPIE ESECUTIVE” a quelle sezioni già così organizzate”.

4) “Qualora non originariamente delegati (in caso di subentro di nuovo avvocato), al momento della suddetta richiesta va allegata in PCT o nella pec la procura alle liti”

         Abbiamo qui un primo problema di difformità rispetto al dettato normativo in quanto la modalità telematica cui fa riferimento l’art. 23 comma 9 bis citato è ovviamente l’utilizzo del sistema del pct a seguito del quale nei registri di cancelleria viene inserito in automatico l’evento “richiesta copie esecutive“.

         E’ stata, invece, prevista la possibilità di una richiesta inviata a mezzo pec direttamente alla cancelleria, che non viene direttamente convogliata nel fascicolo informatico, per cui l’evento dovrà essere inserito manualmente dal cancelliere.

         Non si può sottacere che non è dato sapere qual siano le sezioni “già così organizzate” con istanze via pec e – a fronte dell’introduzione di una apposita norma che richiama modalità telematiche – si auspica un sistema univoco a livello nazionale e non modalità diversificate per uffici giudiziari e addirittura per singole sezioni.

 

Qual è la procedura da seguire in caso di decreto ingiuntivo?

2) Nel caso di richiesta di esecutività di un decreto ingiuntivo non provvisoriamente esecutivo, l’avvocato allega su un unico pdf la scansione del ricorso, del decreto ingiuntivo, della relata di notifica e della prova di perfezionamento della stessa, corredata dall’attestazione di conformità sottoscritta dallo stesso:

         Questa modalità replica esattamente quella prevista per il rilascio della formula esecutiva in formato analogico quindi abbiamo la certezza che la formula, redatta come documento analogico, verrà scansionata unitamente a tutto quanto precedentemente inviato dal difensore e successivamente inserita nel fascicolo informatico come “copia informatica per immagine” successivamente sottoscritta dal cancelliere.

         Tralasciando il fatto che con tale modalità si vanifica completamente la digitalizzazione pressoché completa del procedimento monitorio (tenuto conto che molte notificazioni dei dd.ii. avvengono  a mezzo pec e realizzano forse l’unico procedimento digitalizzato in tutte le sue fasi), il problema principale di tale modalità di rilascio è che in concreto NON VERRA’ MAI prodotto l’originale unico della copia esecutiva con allegata formula e se per qualsiasi ragione nel corso dei futuri procedimenti dovesse essere necessaria la produzione o l’esibizione di tale atto (in qualunque formato prodotto) esso semplicemente non esisterà in quanto la cd. copia esecutiva non sarà né un originale analogico, né un documento informatico nativo digitale.

 

Qual è la procedura da seguire in caso di “procedure di rilascio”?

 3) Nel caso di procedure di rilascio, l’avvocato potrà estrarre l’originale della convalida (atto esecutivo telematico) dopo aver allegato la scansione dell’atto introduttivo originale, della relata di notifica (telematica, tramite ufficiale giudiziario o in proprio) della prova del perfezionamento della stessa, corredata dall’attestazione di conformità sottoscritta dallo stesso.

         Anche in questo caso le linee guida parlano di scansione di atti analogici, indipendentemente dalla consistenza originaria dell’atto sul quale apporre la formula esecutiva e della procedura seguita per procedere alla sua notificazione, parlano addirittura di scansione di prova della notifica telematicache secondo le regole nel processo civile telematico (art. 9 comma 1 ter L. 53/1994 e art. 19 ultimo comma del provvedimento del responsabile SIA del 16/4/2014) va effettuata con modalità telematiche mediante il deposito delle ricevute RAC e RDAC in formato .eml o .msg e la prova analogica, unitamente al potere di attestazione del difensore è limitato alle sole ipotesi di cui all’art. 9 comma 1 bis, ovverosia solo “ qualora non si possa procedere al deposito con modalità telematiche dell’atto notificato a norma dell’art. 3 bis”.

Le linee guida, invece, configurano una ipotesi extra ordinem di prova di una notifica telematica e di attestazione di conformità non prevista normativamente.

 

Quali sono gli adempimenti di cancelleria all’esito della richiesta?

 5) Il personale della cancelleria designato, verificate la regolarità dell’istanza e la completezza della documentazione a corredo, provvede a depositare nel fascicolo telematico l’originale del titolo richiesto con in calce la formula esecutiva, apponendovi la propria firma digitale e inviando comunicazione all’avvocato dell’avvenuto rilascio;

         Il termine “originale” qui utilizzato è foriero di confusione in quanto il “…titolo richiesto con in calce la formula esecutiva..”, per le considerazioni di cui sopra, non potrà mai essere un originale “informatico”, né tantomeno un “originale analogico” poiché al documento – presumibilmente formato per collazione di documenti cartacei – verrà apposta una firma digitale inidonea di per sé a trasfomare una copia in originale.

 

Quali sono gli adempimenti successivi da porre in essere da parte dell’avvocato?

 8) L’avvocato estrae le copie con formula esecutiva che provvede ad autenticare utilizzando la seguente formula:

  1. A) sull’esemplare che costituirà titolo ex art. 476 c.p.c.

…segue il testo dell’attestazione di conformità…

  1. B) sulle ulteriori copie…segue il testo dell’attestazione di conformità…

 

         Le Linee guida forniscono indicazioni specifiche sulla modalità di autenticazione – di pertinenza del difensore e dimenticano del tutto il dipendente di cui si può avvalere la P.A. per la difesa – prevedendo non solo l’attestazione di conformità richiesta dall’art. 23 comma 9 bis e disciplinata dall’art. 16 undecies D.L. 179/2021, ma anche una dichiarazione “sotto la propria responsabilità che la presente è la SOLA copia spedita in forma esecutiva che intende azionare ex art. 476, comma 1, c.p.c.”.

         La dichiarazione contemplata nelle linee guida (già indicata nel Protocollo concordato con il Consiglio dell’Ordine) non è prevista normativamente, né appare possibile imporla con linee Guida e solo la pratica consentirà di verificare quali possono essere le conseguenze del suo mancato inserimento.

Non può, infatti, incidere sulla validità e completezza dell’atto, per il quale è richiesta, in caso di copia, la sola attestazione di conformità.

         A questo riguardo sorge il problema principale di tutto l’impianto contenuto nelle linee guida e nei protocolli circolanti prima dell’entrata in vigore della norma la quale recita: 

“Il difensore o il dipendente di cui si avvale la pubblica amministrazione per stare in giudizio possono estrarre dal fascicolo informatico il duplicato e la copia analogica o informatica della copia esecutiva in forma di documento informatico.”

         La lettura della norma sembrerebbe implicare che la “copia esecutiva in forma di documento informatico”, estratta come “duplicato informatico” abbia il valore di originale e non necessiti dunque di alcuna attestazione di conformità.

Ma evidentemente non è così o almeno non parrebbe a leggere le linee guida che non sembrano prevedere alcun altro tipo di estrazione dal fascicolo informatico che non sia quella di una copia ed infatti si legge espressamente: “L’avvocato estrae le copie con formula esecutiva che provvede ad autenticare…”

Quindi la norma prevede che il titolo munito di formula possa essere redatto come originale informatico sottoscritto digitalmente del quale è sempre possibile estrarre un duplicato informatico (un file avente la medesima sequenza di bit dell’originale).

Dunque dovrebbe sempre essere possibile esibire all’ufficiale giudiziario detto duplicato perché a mente del Codice dell’Amministrazione Digitale un originale (e dunque il duplicato da esso tratto) redatto come documento informatico ha sempre e comunque pieno valore legale.

In tale ipotesi il difensore o il dipendente di cui si avvale la P.A. non avrebbe alcuna necessità di apporre qualsivoglia attestazione.

Anche a voler ammettere la necessità di tale appositizione, costituendo l’attestazione di conformità un atto di pubblico ufficiale e dunque disciplinabile solo dalla legge – non possono in ogni caso essere le linee guida del singolo ufficio ad imporne un modello sottoponendo tra l’altro il pubblico ufficiale estensore (sia esso il difensore od il dipendente della P.A.) all’onere di reperire il modello di autentica richiesto da ogni singolo ufficio.

 

Occorre pagare i diritti di cancelleria?

9) L’avvocato dovrà provvedere, contestualmente alla richiesta della formula esecutiva, al pagamento in via telematica dei diritti di cancelleria, ove dovuti, secondo gli importi di cui all’allegato 7 del T.U. 115/2002 per il rilascio di atti esistenti nell’archivio informatico, in base al numero di pagine di cui è composto l’atto.

La problematica dei diritti di cancelleria – in questo caso non si comprende appieno se siano quelli di copia o quelli di rilascio di copia conforme o di apposizione della formula esecutiva – non sono di semplice risoluzione.

A norma dell’art. 40, co 1 quater e 1 quinquies, del D.P.R. 115/2002, come modificato dall’art. 52 del D.L. 24.06.2014, n. 90, il diritto di copia senza certificazione di conformità non è dovuto quando la copia è estratta dal fascicolo informatico dai soggetti abilitati ad accedervi.

Dal momento che non appare dubbio che sia il difensore o il dipendente di cui si avvale la P.A. ad estrarre dal fascicolo informatico la copia esecutiva e ad autenticarla per gli usi previsti dalla norma, i diritti non dovrebbero essere corrisposti a meno che il loro pagamento non si riferisca alla copia del provvedimento che il cancelliere deve estrarre e collazionare al fine di apporvi la formula esecutiva.

Il quesito rimane per il momento senza soluzione ed interpretazione univoca.

 

…CONTINUA…

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