Il D.L. 13/2023 convertito dalla L. 41/2023 ha aggiunto il comma 4-bis all’articolo 22 del Codice dell’amministrazione digitale (D. Lgs. 82/2005) per disciplinare le modalità di conservazione delle copie informatiche di atti originariamente redatti in formato analogico ed inseriti nei fascicoli processuali, nonché la possibilità di distruzione degli originali analogici e la procedura da seguire.
Si riportano in grassetto il testo del nuovo comma 4-bis e delle modifiche al comma 5:
4-bis. Le copie per immagine su supporto informatico di atti e documenti originali formati in origine su supporto analogico, depositati in procedimenti giudiziari civili definiti con provvedimento decisorio non più soggetto a impugnazione da almeno un anno, sono idonee ad assolvere gli obblighi di conservazione previsti dalla legge se il cancelliere vi appone la firma digitale, ne attesta la conformità all’originale e le inserisce nel fascicolo informatico nel rispetto della normativa anche regolamentare concernente il processo civile telematico. In tali casi, si può procedere alla distruzione degli originali analogici, secondo le modalità previste con decreto del Ministro della giustizia, sentiti il Garante per la protezione dei dati personali e l’Agenzia per l’Italia digitale.
5. Salvo quanto previsto dal comma 4-bis, con decreto del Presidente del Consiglio dei ministri possono essere individuate particolari tipologie di documenti analogici originali unici per le quali, in ragione di esigenze di natura pubblicistica, permane l’obbligo della conservazione dell’originale analogico oppure, in caso di conservazione sostitutiva, la loro conformità all’originale deve essere autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato con dichiarazione da questi firmata digitalmente ed allegata al documento informatico.