La consultazione dei propri fascicoli tramite il servizio Polisweb necessita di alcune accortezze per evitare messaggi di errore o risposte impreviste dal sistema.
I server ministeriali (strutturati sulla base dei distretti di Corte d’Appello) devono gestire migliaia di transazioni al minuto e sono dunque progettati per interrompere la connessione qualora l’interrogazione non dia un risultato positivo nel giro di pochi minuti. Per tali motivi è opportuno che le interrogazioni siano ottimizzate in relazione alla specifica esigenza dell’utente al momento della consultazione.

L’Agenda Legale Elettronica prevede due tipi di interrogazione: quella puntuale per singolo ufficio giudiziario  e quella massiva con la funzione AggiornaTutto che consente la consultazione contemporanea di più uffici.
Entrambe le tipologie di consultazioni dovrebbero essere impostate in modo da consentire un accesso rapido ed immediato ai registri di cancelleria ed evitare di essere disconnessi.

In particolare, utilizzando la funzione che consente di selezionare l’intervallo di tempo desiderato, a prescindere dal tipo di consultazione, occorrerebbe evitare di selezionare un intervallo di date troppo ampio per evitare che la ricerca importi tempi troppo lunghi. Se ad es. la ricerca è volta ad individuare i nuovi eventi generati in un dato periodo è buona norma che l’intervallo di tempo selezionato non sia superiore ai giorni trascorsi dall’ultima consultazione al fine prolungare inutilmente la ricerca che coinvolgerebbe eventi già importati negli archivi locali. 

Utilizzando la funzione AggiornaTutto è possibile, oltre che selezionare più uffici giudiziari, impostare un intervallo di tempo e richiedere o meno lo scarico di atti e documenti (allegati). Anche in tale caso è opportuno che la consultazione non venga svolta per un intervallo temporale superiore a quello intercorso dall’ultimo aggiornamento proprio ad evitare un inutile prolungamento della consultazione.
E’ inoltre controproducente richiedere il controllo di eventi che sono comunque già presenti in agenda perché scaricati in precedenza.

Particolare attenzione deve essere posta nell’impostare lo scarico dei documenti connessi ai fascicoli che come noto, si suddividono in atti del processo ed allegati. Ricordiamo a questo proposito che per ogni atto o documento inserito nel fascicolo processuale vengono generati (e dunque replicati) un duplicato informatico ed una copia informatica. Di fatto dunque ad ogni atto corrispondono nel fascicolo due file.
Ciò implica che il numero dei documenti scaricabili dal fascicolo informatico è di molto superiore al numero corrispondente di documenti che si troverebbero in un fascicolo tradizionale. Ad es. il file DatiAtto.xml esiste solo nel fascicolo informatico.

A questo riguardo preme precisare che il software Agenda Legale Elettronica è in grado di individuare l’eventuale presenza di nuovi documenti rispetto a quelli presenti nell’archivio locale, anche all’esito di una consultazione per la quale non sia stato impostato lo scarico automatico di atti ed allegati. Per tale motivo si consiglia di NON impostare in automatico nella funzione AggiornaTutto lo scarico dei documenti presenti nel fascicolo ma di procedere ad un aggiornamento degli eventi e solo nel caso di segnalazione della presenza di nuovi documenti, provvedere alla loro importazione dal singolo fascicolo.