Agenda Elettronica

Contiene anagrafiche complete di:

• Clienti
• Controparti
• Avvocati di studio
• Avvocati controparte
• Collaboratori
• Contatti personali

Procedura guidata per la formazione delle buste telematiche e la predisposizione degli atti da depositare con invio a mezzo p.e.c. Funzionalità

• Inserimento dei dati obbligatori
• Calcolo del contributo unificato, se dovuto ed acquisizione della ricevuta telematica di pagamento o di altra forma di versamento utilizzata
• Acquisizione dell’atto principale
• Produzione della Nota di iscrizione a Ruolo, quando necessaria
• Allegazione dei documenti e della procura
• Allegazione dei file relativi alle ricevute di notifiche effettuate a mezzo p.e.c.
• Generazione automatica dell’attestazione di conformità, quando richiesta
• Sottoscrizione con la firma digitale dell’utente e degli eventuali altri firmatari – tramite dispositivo fisico o firma remota – degli atti da depositare e chiusura della “busta telematica”; la firma è apposta in formato PADES o CADES per i documenti PDF e CADES (p7m) per tutti gli altri tipi di file;
• Invio tramite Posta Elettronica Certificata con selezione dell’indirizzo di p.e.c. professionale di qualsiasi utente presente in Rubrica. (la successiva gestione della PEC è effettuata dal Modulo integrato Gestione mail)
• Monitoraggio dello stato dell’invio fino al perfezionamento del deposito*

* Monitoraggio non presente nella versione Lite

• Creazione di fascicoli studio
• Gestione documentale
• Notificazioni
• P.E.C. / Mail
• Depositato telematico Atti
• Acquisizione dei fascicoli processuali dai registri di cancelleria tramite Polisweb*
• Fatturazione, anche elettronica e produzione della relativa reportistica contabile mensile, trimestrale e annuale*
• Cronologico delle attività svolte nella pratica*

Procedura guidata per la notificazione di atti ai sensi dell’art. 3 bis, Legge n. 53 del 1994 effettuata dall’indirizzo di posta elettronica certificata presente sui pubblici elenchi mediante compilazione di una finestra di acquisizione dati.

Funzionalità:

• Selezione dei destinatari della notificazione, con collegamento alla rubrica per
  l’utilizzo di indirizzi già presenti in archivio
• Inserimento degli atti da notificare
• Generazione automatica della relazione di notificazione e dell’eventuale attestazione di conformità;
• Apposizione della firma digitale con utilizzo del formato PADES o CADES per i documenti PDF
• Invio tramite p.e.c.
• Monitoraggio delle ricevute di accettazione e consegna delle comunicazioni, così come previsto dalla L. 53/1994 con evidenza dello status dell’invio
• Salvataggio di tutta la documentazione nella pratica di competenza per l’eventuale utilizzo nei successivi passaggi procedurali. Sono così resi disponibili direttamente dall’archivio documenti della pratica, sia i file originali notificati che le relative Ricevute di accettazione (RdA) e Ricevute di avvenuta consegna (RdAC).

Gestione della corrispondenza di tutti gli indirizzi di posta elettronica ordinaria e/o certificata degli utenti.

Funzionalità:

• Ricezione automatica dei messaggi
• Creazione di nuovi messaggi
• Inoltro di messaggi ricevuti
• Monitoraggio di tutte le comunicazioni conseguenti al deposito telematico degli atti, notificazioni, fatture con inserimento automatico nelle relative pratiche ed evidenza dello stato degli invii;
• Ricezione delle comunicazioni di cancelleria con attribuzione alla pratica di competenza.
• Possibilità di inserimento di filtri; data, indirizzo mittente, oggetto.

La gestione delle mail tramite Agenda non pregiudica l’utilizzo di altri client di posta elettronica (es. outlook) in quanto tutti i messaggi vengono prelevati direttamente dalla casella del gestore, dove continuano ad essere memorizzati e disponibili.

Il software predispone le fatture elettroniche in formato .xml e le invia tramite la casella di posta elettronica certificata dell’utente al Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate che provvederà al loro recapito al destinatario. Il servizio di conservazione a norma sia delle fatture emesse (attive) che di quelle ricevute (passive) deve essere delegato al servizio gratuito offerto dall’Agenzia delle Entrate, previa iscrizione al relativo servizio, o acquistato da un operatore abilitato alla conservazione a norma.

 Funzionalità:

• Impostazione dell’indirizzo di posta elettronica certificata da utilizzare per l’invio/ricezione delle fatture;
• Impostazione dei parametri fiscali dell’avvocato da inserire nella fattura elettronica;
• Inserimento dei dati fiscali del destinatario necessari alla compilazione del documento in formato XML;
• Generazione della fattura elettronica nei formati .XML e .PDF di cortesia;
• Apposizione della firma digitale con utilizzo del formato CADES per il documento XML;
• Invio tramite p.e.c.
• Monitoraggio delle fatture inviate con costante aggiornamento dello status degli inoltri;
• Ricezione delle fatture passive con creazione di scadenzario e gestione dei relativi pagamenti;
• Collegamento di tutte le fatture alla pratica di competenza ed inserimento nell’archivio fatture per qualsiasi eventuale esigenza documentale e contabile.

Collegamento via Internet alla piattaforma informatica ministeriale per l’accesso a tutti gli uffici giudiziari ed acquisizione automatica dai registri di cancelleria di dati, documenti, scadenze termini, calendario udienze, eventi finalizzata alla creazione di una replica dei fascicoli processuali direttamente nel proprio PC.

Le informazioni si riferiscono a:

• Dati del procedimento: curia, sezione, giudice, ruolo, materia, oggetto;
• Eventi: tutte le attività presenti nei registri di cancelleria;
• Scadenze di termini ed Udienze: aggiornamento automatico con implementazione nella pratica e nel diario dell’agenda.
• Download di tutti gli atti del processo e le allegazioni documentali presenti nel fascicolo elettronico, disponibili sia come “Copia informatica” che come “Duplicato informatico”;
• Dati delle parti e dei difensori: inserimento automatico sia nella pratica che nella rubrica delle anagrafiche di tutti i soggetti processuali;
• Consultazione simultanea di tutti gli Uffici e reportistica di ogni interrogazione effettuata, con evidenza delle modifiche apportate.
• Alert automatici per interruzione servizi telematici, come da comunicazioni DGSIA

La procedura crea automaticamente in Agenda le pratiche prelevate dai registri di cancelleria e consente di “collegare” quelle già esistenti ai corrispondenti fascicoli processuali per i successivi aggiornamenti.

Gestione di tutte le scadenze, inserite manualmente o prelevate dal Polisweb, suddivise tra:

• Udienze
• Scadenze
• Attività
• Appuntamenti
• Finestra Memoranda: con evidenza di tutte le attività di prossima scadenza in base ai parametri impostati.

Sincronizzazione con il calendario dei dispositivi mobili Il diario dell’Agenda si sincronizza con tutti i device (Ipad, Iphone, smartphone, ecc.) tramite account gmail e Google Calendar. Le attività, udienze, appuntamenti e qualsiasi altro impegno sono replicati sul dispositivo mobile. Il collegamento è monodirezionale, pertanto non è possibile acquisire in Agenda scadenze create direttamente sul device.

Possibilità di installazione su un numero illimitato di dispositivi. È richiesta la disponibilità di uno spazio cloud tra quelli offerti dal mercato (Google Drive, OneDrive, Dropbox, ecc.) 

N.B. In ogni caso l’accesso ad agenda è consentito ad un solo computer alla volta, non sono possibili, per le caratteristiche tecniche del servizio CLOUD accessi contemporanei

Requisiti di sistema specifici per la licenza Cloud

Prerequisito per l’utilizzo della versione è la sottoscrizione di un abbonamento ad un servizio di archiviazione in Cloud tra quelli offerti dai principali fornitori (OneDrive, Google Drive, Dropbox e similari). In mancanza di tale servizio non sarà possibile attivare la licenza in oggetto. La nuova versione consente l’utilizzo e la sincronizzazione del software tramite accesso ad archivi gestiti in cloud per i quali si raccomanda una connessione veloce ad internet. La licenza consente di installare il software su un numero illimitato di dispositivi con accesso consentito da una sola postazione alla volta. Qualsiasi modifica effettuata sugli archivi di Agenda Legale Elettronica, da qualunque dispositivo, sarà operativa per tutti gli altri così da consentire un aggiornamento immediato e l’allineamento di tutti i dati.